便利なツールも活用してみよう：負担を減らして会議を効率化するためには

会議はさまざまな関係者と一緒に仕事をすすめていく上で欠かすことができないものです。会議はできるだけ効率的に生産性のあるものにしたいところですが、段取りが悪かったり、集まって話し合うことを目的にしてしまっていると、無駄な時間が生まれる可能性が高くなります。

そこで、会議を効率化するために決めるべきルールや活用すべきツール、企業の取り組みを例にして解説をしていきます。

 

会議の際のルールを制定する

無駄な時間を生み出さず、効率的な会議を実現するためには、あらかじめ「ルール」を設けておくことが肝心です。ルールに則って会議を進行することで、段取りを形式化して無駄を省き、効率的で有意義な会議にすることができます。具体的に以下のルールを制定し、会議の準備・進行を行いましょう。

会議前に決めておくルール

【会議の目的とゴールを決めておく】
複数の関係者が集まる会議の場では、長時間になることでどうしても集中力の低下や私語による進行遅延が生じやすくなります。もともと、効率的な会議を進行させること自体、大変な作業ともいえるでしょう。

そこで、進行役の人間はまず会議の目的とゴールを参加者に明示し、参加者全員の意識を統一させてから会議をスタートさせます。そうすることで、目的から外れる会話を防止するのです。漠然と「○○について」会議するのではなく、「○○を決定」等のように目的を明確に決めて、話が脱線したり中だるみにならないようにしておけば万が一そのようなことが起こっても話題を戻すことが容易になります。

【会議には進行役を設けておく】
効率的な会議には進行役が必要不可欠です。進行役がいないと発言者が限定されたり、話がそれた場合に元に戻すのに時間が掛かり、無駄な時間を消費してしまう恐れがあります。

会議の進行役は、限られた時間を「目的やゴールなどの議題を周知させる時間」と「議論する時間」、「結論や議論をまとめる時間」の3つの進行に区切って時間配分を行い管理しましょう。順番に進めることで、半端に会議が終了してしまうことを防いで効率的に会議を進行させられます。また、資料なども要点をまとめた分かりやすいものを準備し、速やかな理解による周知や、議論での時間短縮による効率化を目指します。

会議中に行うルール

【発言は挙手制にする】
会議を非効率にする最大の理由は、参加者が発言自由な体制によって私語や脱線をしてしまうことにあります。それを防ぐためには「発言を挙手制」にすることが最も効果的です。挙手制にすることによって、挙手のない発言を制限し、議題以外の発言があがることを未然に防ぐことが可能であり、私語や脱線を抑制する効果が期待できます。

【会議を視覚化して進行する】
ホワイトボードを使用して発言内容や案を記入したり、プロジェクターを使って議事を視覚化することで、アイデアの重複や既出の発言の繰り返しを防止し効率的な会議を実現します。同時に、参加者全員が同じ情報を視覚で共有しますので、認識の齟齬を防止したり、間違いを防ぐことにも繋がります。

視覚化させることで会議のまとめをする際にもまとめやすいですし、次に控える会議進行のための時間を効率的に行う準備にもなります。

【否定をしない】
議論の場において否定ばかりしてしまうと、その否定に対しての議論となってしまい、本来目的としている議題についての話が進行しなくなってしまいます。したがって、否定をするのではなく、「こういうのはどうだろう」と代案を立てるような発言をすることで、新しい発想やプラスの発想が生じ、会議を有意義に効率的に進行できます。

否定が多発すると、自分の意見も否定されると思って萎縮したり、発言が停止して進行の妨げになりますので、否定的な発言は控えるようにルールを設けましょう。

 

各種サービスやツールを活用する

会議の効率化実現に役立つツールを紹介していきます。

【ペーパーレス役員会議システム ConforMeeting/e】
NECが提供するこのソフトウェアは、会議資料のペーパーレス化を実現し、iPadやAndroid・Windowsタブレット端末によって会議資料の閲覧やメモ書き、共有を可能にしています。書き込んだ疑問点や提案をその場で共有するので会議に集中して望むことができ、迅速な判断と伝達によって会議の効率化と活性化が可能となります。

手書きメモなどもMicrosoft Office形式で保存でき、PCとタブレットなどのフレキシブルな端末構成が可能なため、TV会議などと組み合わせた遠隔会議も可能です。

【ペーパーレス会議　moreNOTE （モアノート）】
富士通ソフトが提供するこのサービスは、タブレット端末で手軽に画像や資料などを共有できるペーパーレスシステムです。その特徴は、発表者の手元の画面でページをめくるなどの操作で、参加者のタブレット画面もそのページに進める「ペアリング機能」。発表者の切替えもワンタッチで可能で、情報の加筆・修正、共有がリアルタイムでスムーズにでき、効率的で活発な会議を可能としています。

 

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企業の取組みの例

各企業では会議を効率的に進行させるために色々な取り組みを行っています。その一部を紹介しますので、参考にしてみてください。

【Google：会議の残り時間を表示】
Googleでは会議を効率的に進行させる工夫として、残り時間をプロジェクタで投影させて参加者に時間を意識させるようにしています。時間を意識しないとダラダラと時間を消費しがちになり、無駄な時間を使う可能性がありますので、個々に「時間」を意識させて時間管理による効率的な会議に取り組んでいます。また、5分10分単位などの短い会議を採用し、スキマ時間などで効率良く会議を行う取り組みも行っています。

【キャノン電子：スタンディングミーティングを導入】
キャノン電子はスタンディングミーティングを導入したことで有名です。通常の座って行う会議ではくつろいでのんびり会議をしてしまう傾向があり、これに対して、スタンディングミーティングは、ささっと集まって手早く会議を済ませることを可能とし、会議の進行などの大きな効果を発揮します。

 

まとめ

無駄な時間を使わずに効率的で負担の少ない会議を行うには、事前のルール制定や準備、サービスやツールの活用などのさまざまな対策が必要です。対策を行わなければ会議をテンポ良くスムーズに進行させることは困難であり、生産性・充実度の低い会議となってしまいます。ルールの制定や企業の取り組みなどを参考に、会議の効率化を図りましょう。

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