仕事で役立つ日報の書き方のポイントはなに？明日から使えるテンプレも紹介

毎日の記録や報告を記載する代表として日報があります。これは自分自身の備忘録だけでなく、チームや上長に今の自分の仕事の進捗度を知らせ、マネジメントしてもらうためにも重要なものになります。

今回はそんな日報の書き方を、具体例を交え解説していきます。

 

日報とは

日報とは、その名の通り「毎日の報告」です。上司や先輩は、個々のメンバーがどんな仕事をしているのか、そのすべてを逐一チェックできるわけではありません。そこで日報という形で業務・行動の報告をすることで、上司や先輩に毎日の業務を共有します。報告内容が明確で分かりやすければ、当然自分自身の評価も高まるでしょう。

また、自分の業務の振り返りという目的もあります。ただ毎日の仕事をこなしているだけでは、自分がどんな仕事をしていて、どう成長できているかはなかなか分からないでしょう。そこで日報作成の際に自分の仕事を振り返ることで、できていないことや成長したことを整理し、次につなげていくような役割をしてくれます。

 

日報の基本構成

日報は基本的に3つの要素で構成されます。

1. 基本情報
   日付や報告者、部署などの基本情報。
2. 1日の業務報告・成果
   何時に、どこで、誰と、どんな目的で、何の仕事をしたのか、どんな成果が得られたのかなど、毎日の業務内容を詳細に記載する。
3. 自分の考え
   その日の業務を通じて感じたことや成長できたこと、改善すること、会社に発信したいことなど、自分の考えを記載する。

 

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書き方の例

◆悪い例

本日、株式会社ネクストに取材のために訪問しました。訪問時間は15時からで、取材相手は営業部長の山下様でした。商談内容は、まず弊社の紹介と媒体の説明を行い、その後山下様の仕事内容や現状などを伺いました。所用時間は1時間で、滞りなく進められました。

取材した内容は原稿にまとめ、5月20日15時までにご提出する予定です。

 

◆良い例

15:00　【取材】株式会社ネクスト 山下営業部長
自社と媒体について紹介後、仕事内容について取材。初稿は5月20日15時までに提出。

日報は業務報告書です。読み手は上司ですが、過度な敬語などは必要なく、端的に書くことが大切です。業務上の事実や成果のみを分かりやすく書くことを心がけましょう。

 

書き方のNG例

5月20日
9時　出社
10時　打ち合わせ
11時　商談
13時　社内業務
15時　外回り
17時　打ち合わせ
18時　日報作成

日報は、何をしたかというタスクだけでなく、その内容や成果、改善策などを記載するものです。ですので、上記のように行動内容しか分からないものはNGです。

 

テンプレート

日報は企業ごとにフォーマットが用意されていることもありますが、ここでは一般的なテンプレートを紹介します。自分なりにアレンジして使ってください。

【業務日報】
日付：●月●日（●曜日）
報告者：●● ●●
部署：●●●部

◆業務報告：
9:00　朝礼
9:15　メールチェック
9:30　株式会社テンプレートの佐藤課長と次回Webサイト改善についての商談。トップページのデザイン修正（22万円）のご発注を頂く。
10:30　株式会社テンプレートの契約書作成・提出。
11:00　デザイン部の鈴木さんと打ち合わせ（株式会社テンプレートについて）

13:00　株式会社ネクスト（新宿）の木下様に新規ご提案。社内検討頂き、15日までにご返答予定。
15:00　株式会社プレミア（池袋）の斉藤係長に新規ご提案。金額にご満足いただけず。一旦持ち帰り。
16:30　株式会社ネクストと株式会社プレミアについて、上司の山田課長に相談。
17:00　部門ミーティング（新商材共有、競合情報共有、成功事例共有）
18:00　チーム終礼
18:15　日報作成

◆自身の考え：
1.良かったこと
株式会社テンプレートから継続発注を頂けた。前回の提案で効果の違いを数字で明確に出せたことが決め手だったとご評価頂く。デザインなどの改善は数値化しにくいが、効果を明確に出すことでお客様に安心していただけると実感できた。

2.改善すること
株式会社プレミアについてはあらかじめ予算を確認しておくべきだった。予算を大きくオーバーした提案をしてしまったため、検討の土台にも乗っていない。
また、デザイン部鈴木さんとの打ち合わせでは、デザインに関しての意図がないと指摘を頂く。なぜこのデザインにするのか、単なる思い付きではなく、他社実績などを踏まえて納得度の高いデザインをもっていくべきだった。

 

まとめ

報告・連絡・相談は、社会人としての基本です。その基本がしっかりしているかどうかを日々上司にアピールできる絶好の機会が、日報です。人によっては「ただの業務報告ツール」くらいにしか考えていないかもしれません。

しかし上司は日報のような細かい提出物もしっかり見ていて、その内容を評価の対象にしています。今回紹介した例文やテンプレートをもとに、端的で分かりやすい日報を作成し、ぜひ上司の評価につなげてください。

 

 

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