【共同作業で効率アップ!】Excel(エクセル)ブックの共有方法

Excel(エクセル)でブックを共有する方法を解説した記事。共有すると、複数人での共同作業が可能になります。初心者向けに異なるセルを同時に編集する方法、共有を解除する方法など紹介しています。

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Excel(エクセル)には、「ブックの共有」という機能があります。
ブックの共有という機能があることは知っていても、曖昧な認識の人は非常に多いです。

そこで今回は、Excelブックの共有機能について説明します。
この機会に、まずは基本的な事をしっかりと覚えてください。

 

 

目次

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ブックの共有機能とは

ブックの共有機能とは、1つのブックに対して複数のユーザーが同時に入力や保存ができる機能です。

複数の人と共同作業がしたいのに、他のユーザーが Excelファイルを使用していて閲覧はできても編集ができないということはないでしょうか。
そんな悩みをブックの共有で解決できます。

この機能があることで、例えば社内ネットワークやサーバ上に共有ブックを置いて、複数のユーザで同時に編集・更新することが可能です。

もともと Excelは表計算ソフトのため、一般的なデータベースソフトと違い複数人が同時に操作するといった概念がありません。
この Excelの苦手なこともブックの共有で解決できるので、便利な機能として使い方を覚えておきましょう。

 

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ブックの共有を設定する方法

STEP1

共有したいファイルを開きます。

エクセルブック1

 

STEP2

リボンにある [校閲] タブをクリックし、[ブックの共有] をクリックします。

エクセルブック2

 

STEP3

[ブックの共有] ダイアログボックスが表示されます。
「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れてから、[OK] をクリックします。

エクセルブック3

 

STEP4

「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか?」と聞かれるので、[OK] をクリックします。

エクセルブック4

 

STEP5

ファイル名に「共有」と表示されます。

エクセルブック5

 

共有している Excelブックで異なるセルを同時に編集する方法

ここでは、「Aさん」「Bさん」が、共有ブックで同時編集しているとします。

STEP1

共有設定がされているブックを開きます。

エクセルブック2−1

 

STEP2

リボンの [校閲] タブをクリックし、[ブックの共有] をクリックします。
「現在このブックを使用しているユーザー」を確認すると、Aさんと Bさんの名前が見えるはずです。

つまり、現在、このブックを同時に編集している人は、Aさんと Bさんの 2人ということです。

エクセルブック2−2

 

STEP3

例えば、Aさんがセル C2 の文字列を「大阪府」から「東京都」に変更し、上書き保存したとします。
見た目は、通常のままです。

エクセルブック2−3

このときはまだ、Bさんの画面では、「大阪府」のままです。

エクセルブック2−3(2)


 

STEP4

Bさんが上書き保存をしようとしたとき、第三者が編集・更新している箇所があれば、「ブックは、ほかのユーザーによって保存された変更で更新されています。」と表示されます。
そうすると、セル C2 の値に、「東京都」と反映されます。

エクセルブック2−4

 

STEP5

このとき、セル C2 には、「(Aさんによって、)セル C2 の’大阪府’が’東京都’に変更されました。」というコメントが残ります。

エクセルブック2−5

 

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共有しているExcelブックで同じセルを同時に編集する方法

では次に、同じセルを同時に編集しようとするとどうなるのか、を見てみましょう。

STEP1〜2

「共有している Excelブックで異なるセルを同時に編集する方法」の STEP1~2 と同様です。

 

STEP3

ここで、Bさんが同じセル C2 の文字列を、「大阪府」から「福岡県」に変更したとします。
(既に Aさんのパソコンでは、セル C2 の文字列が「大阪府」から「東京都」に変更済みとします。)

エクセル3−3

 

STEP4

ここで、Bさんが保存しようとすると、同じ箇所を違う文字列に変更しようとしているという情報が、表示されます。
このとき、どの編集を最終更新として保存するのかを選択します。

エクセル3−4

 

Excelブックの共有を解除する方法

STEP1〜2

「ブックの共有を設定する方法」の STEP1〜2 と同様です。

 

STEP3

「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外してから、[OK] をクリックします。

エクセル4−3
 

 

STEP4

確認のメッセージが出るので、[はい] をクリックします。

エクセル4−4

 

STEP5

ファイル名から「共有」が消えたことを確認して下さい。

エクセル4−5
いかがでしたでしょうか。
今回はExcel のパスワードに関するごく基本的なことのみを執筆しています。
一方で、「私、更新したはずなのに、反映されてない…」という話をよく聞くので、この機会に確認し直すとよいでしょう。

ぜひご自身で使ってみて、Excel を使いこなすための第一歩を踏み出しましょう!

 

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