「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」とは！本来の意味と活用方法
仕事をする上で重要な「報連相(ほうれんそう)」。報告・連絡・相談を実際に行う上で押さえるべきポイントは意外に知らないという方も少なくないでしょう。そんな「報連相」の基本をわかりやすく解説。ぜひ、ビジネスの参考にしてみてください。
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仕事をスムーズに行うだけでなく、仕事における重大なトラブルを回避するためにも必要な「報連相(ほうれんそう)」。よく聞く単語だと思いますが、ただ単純に言葉の意味として捉えているだけで、本来のそれぞれの目的や活用方法などを知らない人も多いはず。
ここでは、改めて本来の目的などを確認してもらうために報連相（ほうれんそう）=「報告・連絡・相談」について解説をしていきます。目的や意味を理解して、日々の業務で適切な伝達ができるようになりましょう！
目次
報告とは
報告とは、上司から部下に与えられた指示や命令に対して、部下がその指示における業務や作業の経過・進捗状況、結果などを知らせることです。
報告のベクトルは部下から上司、あるいは後輩から先輩という向きであり、仕事をするにおいての基本中の基本はこの「連絡」となり、トラブルを回避し仕事をスムーズに進めるために必要不可欠ですので徹底しなければなりません。
報告の目的・重要性
報告の目的は、指示に対する仕事の進捗や業務の結果などを上司と部下の相互間で情報共有をするとともに、作業に問題がないかやミスをしていないかなどをお互いに把握することです。
報告は上司が判断する材料として部下から自発的に情報伝達するもので、習慣的に行わせるための「しつけ」と捉えられているのはよくある誤解。あくまでも指示に対しての業務の相互共有、相互認識を目的とし、スムースに業務を進めながら問題の発見や回避をするための行為です。
業務の効率化だけでなく、報告を目的に沿って的確に行うことで、業務への取り組みや姿勢を評価されたり、意思疎通の機会が増えることで上司の信頼度もアップします。
これにより、信頼し合える関係を構築して仕事の充実度も増し、問題が起こった際も適切な対応をお互いに行うことも可能になるでしょう。
また、上司としては部下がミスや問題を隠していないかなどを確認する機会でもあり、それによって今後起こり得る問題を回避するという目的もあります。信頼関係の構築や仕事の充実、問題の回避等、報告がもたらす効果はとても重要です。
報告の仕方
報告は直接業務に影響を与えるものですので、的確に行う必要があります。したがって、報告を活用するには状況に合った伝達方法を使うことが求められます。伝達方法には「口頭」と「書類」での報告がありますので状況に合わせて選択しましょう。
急な場合は口頭で行い、結論から簡潔に報告します。このとき、「思います」などの個人的な意見は上司の誤解や誤った判断の原因になりかねませんので、「事実のみ」を報告しましょう。
また、報告内容が複雑で、グラフや資料を利用したほうが効果的な場合は、書類での報告をベースとします。あくまでもベースですので、必要に応じて口頭での報告も合わせて詳細に行うことが望ましいです。もしメールで報告する場合は、必ず読んでもらうように電話して注意を促しておきましょう。
連絡とは
連絡とは、職場の上下関係にかかわらず、該当する関係者に対して業務や作業上で知り得た情報などを知らせることです。
誰もが情報を知らせる側にも受け取る側にもなり、会社を管理する総務や人事などから会社全体に向けてのお知らせや、プロジェクトリーダーから所属メンバーに向けての通達など、さまざまな連絡があります。
連絡の目的・重要性
連絡の目的は、迅速な情報の共有です。簡潔・正確にまとめられた情報を伝えることで、これから起こり得る事態に備えたり、行き違い無くスムーズに業務を遂行することができます。
報告ほど詳細でない場合が多いですが、連絡には「打ち合わせ日時の連絡」や「事故やトラブルに関する連絡」等、重要性や緊急性の点で報告以上の重要度となる連絡から、自身に関係の無い「人事連絡」等のそれほど重要ではない連絡まであるので、重要の度合いは幅広いです。
また、重要な内容も簡潔に伝えるからこそ、あいまいな表現は誤解を招き不要なトラブルの原因となりかねません。したがって、連絡は簡潔で正確な情報が求められると同時に慎重さも要求され、重大な情報も迅速に共有することができるのでとても重要な行為です。
連絡の仕方
連絡は、できるだけ内容を簡潔にし、用途によって連絡手段を変えることが必要です。それは、伝える対象・内容・緊急度・重要度が異なってくるので、適切な手段が必要になるのです。
社内の多数に連絡する際は、朝礼や会議、社内報などの手段を用います。
また、簡単な連絡や急な連絡の場合は、関係者に直接口頭で伝えるか、電話などすばやくコンタクトが取れる手段を用います。さらに、数字を伴うものや重要なもの、記録に残す必要があるものなどは文章で連絡するようにしましょう。
相談とは
相談とは、自身では判断が出来ないときや判断に迷うとき、自分の意見・考えを聞いてもらいたいときや情報が欲しいときなどに、上司や先輩、同僚の意見や回答を参考にするためアドバイスをもらうことです。
相談の目的・重要性
相談の目的はもちろん、判断に困ったことに対してアドバイスや指示をもらい、疑問や問題を解決することです。また、相談によって新しいアイデアや解決方法を見つけたり、相談者にとっては業務の効率化や労力の削減も目的といえます。
相談における疑問や問題を放置したり、ひとりで抱えていると業務の進行の遅延や大きな問題となって深刻化する可能性があります。
自身に必要以上のストレスがかかってしまうこともありますので、業務に関する疑問は相談で早期解決を試みましょう。
相談の仕方
相談を活用するには、事前に相談する事柄を明確にし、必要に応じて資料等を準備しておくことが重要です。
良いアドバイスをもらうためには、質問の内容が的確に相手に伝わらなければなりませんので、次の項目に沿って情報を整理しておきましょう。
- 相談する事柄の現状
- 相談したい事柄をどうしたいのか
- 相談する前にやったこと、それをやって改善しなかった理由など
以上の3項を明らかにすることで、相談された側は「どんな問題があってどうすればいいのか」という解決策を考えやすくなります。状況や情報を明確にして整理・準備しておくことで、相談を最大限に活用できます。
報連相のタイミング
報告・連絡・相談をうまく行うには、「タイミング」がポイントとなってきます。
報告・連絡・相談で大事なのは「相手を不安にさせないこと」や「迅速かつ的確に伝えること」、「問題を早期解決すること」などで、タイミングを間違えると相手は不安を抱えたり、誤解や誤認を引き起こす可能性もあります。
特に、「報告」におけるタイミングは非常に重要で、ミスや問題発生などは遅くなるほど重大な損失を出してしまうこともあります。ベストなタイミングが信頼を生むので、以下の報告のタイミングをしっかりと確認しておきましょう。
- 指示された業務が完了したとき
- 長期業務の際の進捗状況の中間報告
- 仕事の進め方に変更が必要なとき
- 業務上で新しい情報を入手したとき
- 仕事に対して新しい改善方法を見つけたとき
- ミスや問題が発生したとき
連絡は共有すべき情報があった場合に適時行い、相談は相手の状況を考慮して相談できそうなタイミングで行いましょう。
相談も状況によっては深刻化する可能性を含んでいますので、報告の前段階で疑問が生じたときは、速やかに上司と相談してアドバイスやサポートをしてもらいましょう。
まとめ
報告・連絡・相談は、仕事において最適なパフォーマンスを出す上での基本です。
報告・連絡・相談がしっかりとできないと、余計な作業が増えたり、業務進行に影響を与えるだけでなく、重大な事態を引き起こしかねません。報告・連絡・相談をただの言葉としてではなく、目的や重要性を理解して適切に行いましょう。
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