面接を辞退する際の正しい手順とは【メール/電話編】
転職活動を行う中で希望した企業に採用されれば、他の面接は辞退しなければなりません。面接を辞退するメールの書き方、電話の仕方を解説。同じ業界であれば面接を受けた企業と取引をする可能性もあります。丁寧にかつ失礼のないように辞退する手順を理解しましょう。
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転職活動中に同時に選考が進んでいる他社から内定をもらったなどの理由で、面接や選考の辞退を考えなければならなくなることがあります。
そんな時、どのような手順で連絡すれば失礼にあたらないかという疑問もあるでしょう。
今回の記事では、メールや電話での「面接の断り方」を紹介します。
面接を辞退するというのも、なかなか伝えにくいですね。どのように連絡すればいいのか……
転職活動を行っている際、どうしてもそういうケースが出てくる場合もあると思います。失礼のないように連絡する方法を学んでおきましょう。
お願いします！
まずは辞退する場合の基本の注意点から見ていきましょう。
面接辞退の鉄則とは
面接辞退の鉄則は「できるだけ早く」申し出をすることです。
当たり前のことですが、面接官はあなたとの面接のために場所や時間を調整してくれています。
意思が固まり次第、速やかに連絡をする必要があり、当然「無断で辞退」するのは厳禁です。
なぜなら、今後仕事をしていく上でどのタイミングで縁があるかわかりません。「あの時いい加減な対応をした人だ」と思われないためにも、しっかりと採用担当者に対する礼節・配慮を欠かすことなく、きちんとお詫びして辞退の意思を伝えましょう。
面接辞退の連絡方法と面接までの日数
もし面接を辞退しなければならなくなった場合、辞退方法には「メール」と「電話」の2通りがあります。どちらの方法でも問題はありませんが、重要なのは「面接までの日数」です。面接辞退の連絡は面接までの日数を考慮した上で適切な方法で行わなければなりません。
主にメールでの連絡で問題ないのは、面接日までの残り日数が3営業日以上ある場合です。時間に余裕があり、連絡を先方が十分確認する時間があると想定されますので、こうった場合はメールでの申し出を行いましょう。
もし、【面接前日、または当日の場合】は基本的にはメールだけでなく電話連絡をします。前日や当日だと先方がメールを確認できないこともありますし、直前での辞退ですので丁寧に対応しなければなりません。メールを送った後電話でフォローをし、当日の場合は朝一番に連絡をしましょう。
また、早めの連絡はもちろんですが、より丁寧な対応は日数に関係なく「メール+電話」で連絡をすることです。辞退する際はしっかりと丁寧に対応をしましょう。
場合に応じてメールか電話、あるいは両方で連絡を行います。
連絡は早いほどいいということですね。
次は実際の文例を見てみましょう。メールで連絡する場合、電話で連絡する場合のふたつの例です。
「メールの場合」の例とポイント
＜件名＞
面接辞退のご連絡：（名前）
＜本文＞
株式会社○○○
人事部 △△様
お世話になっております。
○月○日○時より面接のお時間を頂戴しております○○と申します。
この度、諸般の事情により誠に申し訳ありませんが、面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、日程調整をして頂いたにも関わらず大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
本来、直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
＜署名＞
氏名：○○○○
PCメールアドレス：○○○○@○○○○
住所：〒○○○-○○○○
自宅住所：（都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載）
自宅電話番号：○○○○
ポイント
- 件名には例にあるように面接辞退の内容が一目で分かるものを記載します。
- 最初に要点（辞退の旨）を書きます。辞退理由は「諸般の事情」もしくは「一身上の都合」と書き、詳細を書く必要はありません。そして、先方の好意に報いれなかったことを丁寧に謝罪します。
- さらに、直接の謝罪ではなくメールでの謝罪になる点をお詫びしましょう。
「電話の場合」の例とポイント
○月○日○時から面接のお時間を頂戴しております、○○と申します。 大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 お忙しい中、日程のご調整をして頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
ポイント
- まず最初に面接辞退の旨とお詫びを伝えます。その上でお時間をいただいたことや好意に対して感謝を伝えると誠意が伝わります。
- 電話連絡の際は時間帯に気をつけ、なるべく「14時～18時」に連絡をするようにします。始業直後や昼休み前後は会議などで多忙の可能性が高く、夜遅くは非常識となり礼節に欠け誠実さが伝わり難くなります。ただし、緊急の場合は始業直後以降でなるべく早くがベターです。
- 連絡をする際は静かな場所からするようにしましょう。特に携帯電話の場合は車通りの多い場所や騒がしいところ、地下などの電波が弱いところは必ず避けましょう。声が聞こえにくく、途中で電話が切れる可能性がありますので、十分に注意して場所を選びましょう。
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まとめ
面接の辞退をする際は礼節をもって謝意を表し、誠実さを伝えることが大切です。面接までの日数や連絡をする時間帯に注意をして、「できるだけ早く」、「丁寧に」辞退の申し出をしましょう。
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メールと電話、それぞれの場合のサンプル文と注意点でした。
電話の場合は特に、かけるタイミングなども気をつけないとですね。
できるだけこのような事態にならないようにすることが前提ですが、やむを得ない場合のために頭に入れておきましょう。
連絡は早く丁寧に、当たり前のことですがこういうときだからこそ大事ですね。ありがとうございました！
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