失礼のないように断る！内定辞退のメールの送り方【初心者向け】

内定通知をメールでもらったものの別の会社に入社をするという状況では、辞退のメールをかならず返信するのがマナーです。

しかしメールの書き方がよくわからない人は多いはず。今回はビジネス職・エンジニア職の人が送るべき「辞退」のメールテンプレートを紹介しています。

今後取引をすることや辞退する会社の人に会う可能性も十分考えられます。入社する意思がなくても失礼のないようにメールを送りましょう。

 

 

最初に内定をもらった会社とは別の会社に入社が決まったんです！

 

 

入社決定おめでとうございます！内定をもらった会社には、内定辞退の連絡はしましたか？

 

 

入社しない会社にも連絡がいるんですね・・・メールで連絡すればいいのでしょうか？

 

 

辞退した会社と今後ビジネス上の縁があるかもしれませんよね。しっかり内定辞退の連絡をするのがマナーです。

 

 

辞退のメール・・・ですか。お断りのメールって受け取った人が気分を害してしまわないかと気になってしまいます。どのように書いたら失礼がないような内容になるのでしょうか。

 

 

しっかりと内定を辞退する理由を誠意をもって伝えれば大丈夫です！失礼のないメールの内容を確認してみましょう。

 

 

内定辞退のメールの送り方

まずは内定辞退のメールの送り方を紹介していきましょう。実際に2つの文例をご覧ください。

ビジネス職の辞退例文

件名：「内定辞退のご連絡」

株式会社◯◯　人事部　採用担当◯◯様

煌木太郎です。

この度は採用内定の通知、誠にありがとうございます。

恐縮ながら貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

誠に心苦しいですが、【辞退の理由】のため、貴社の内定を辞退させていただきます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、辞退する事になり、誠に申し訳ありません。

心よりお詫び申し上げます。

○○様はじめ関係各位様に大変お世話になったことを心より感謝しております。

本来なら、直接お会いしてお詫びするところを、メールでの連絡になるのをご容赦いただければ幸いです。

 

エンジニア職の辞退例文

件名：「内定辞退のお詫び」

株式会社◯◯　人事部　採用担当　◯◯様

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

身勝手ではありますが、【辞退の理由〜〜】のため採用内定を辞退させていただきたくご連絡しました。

貴社への期待に応えられず、このような結果となり大変申し訳ありません。

直接お伺いしてお詫びするところですが、メールでのご連絡をお許しください。

貴社のますますのご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

煌木太郎

ビジネス職よりエンジニア職の方が、社風に合わせてすこし堅い文章になっています。

上記の例文は「退職の理由」部分を正直に書けば、そのまま送っても構いません。ただ自分でアレンジする際は、目上の人に対する言葉遣いにだけは注意してください。

丁寧な言葉使いは非常にデリケートなので、どれだけ気を付けてもミスしてしまいがち。なるべくなら「退職の理由」以外はそのままで記述しましょう。

件名は「内定辞退のお詫び」「内定辞退のご連絡」など簡潔ですぐに内容のわかるものが好ましいです。

 

内定辞退メールのNG例

辞退メールのNG例文

件名：「内定についてお話したいです」

株式会社◯◯　人事部　採用担当　◯◯様

お世話になります。煌木太郎です。

この度は内定をご連絡いただき、ありがとうございます。

大変恐縮ですが、内定は辞退させていただきます。

よろしくお願いいたします。

煌木太郎

「内定についてお話したいです」など回りくどい表現はNGです。

また、メール内容は簡潔すぎてはいけません。採用担当者の方も「なぜ断ったのか」気になるはずです。相手にも面接などに時間を使ってもらっているという意識でお詫びすると良いでしょう。

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失礼にならないか心配でしたが、採用担当の方の気持ちになって考えればよかったんですね。

 

 

そうですね。採用担当者が一番知りたいのは「採用辞退の理由」です。

 

 

なるほど。辞退の理由を率直に伝えることが大事なんですね。

 

大事な事は、内定をもらったことへの謝意と、採用のために時間をつかってもらったことへのお詫びの気持ちです。デリケートな内容なので、辞退の理由以外は「例文のまま」記述するといいですよ。

 

 

 

例文を参考にすればいいんですね。早速メールを書いてみます！

 

入社が決まってしまうと、それ以外の会社へのフォローを忘れてしまいがちです。後々その会社と取引することもありますから、きちんと辞退の連絡をして、気持ちよく新しい会社での仕事に臨みましょう！

 

 

 

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