【テンプレあり】事故報告書の正しい書き方のポイントを例文と併せて解説
社会人になるとさまざまな報告書を作る機会が増えます。中でも、事故報告書は、交通事故や業務中の事故などが発生したときに速やかに提出したい書類です。 今回は、事故報告書の基本や書き方、そしてテンプレートをまとめて紹介します。万が一事故が発生しても事故報告書の書き方を知っていれば、会社への報告に戸惑うことがありません。 事故報告書に記載するべき内容をしっかりと抑えて、必然な情報を簡潔に伝えられるようにしましょう。
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営業や出張などで仕事中に車を使う人も多いでしょう。そういう人は常に交通事故に気をつけていますが、被害者となることだって十分にあります。
起こしてしまったものは仕方ありませんので、対応をすぐにすること・次に起こさないことが大事です。そして経緯や詳細を報告し内部で情報を蓄積し啓蒙活動をするのが重要です。
今回はそんな事故を起こしてしまった際の、報告書の書き方を具体例を交え解説していきます。
事故報告書とは
事故報告書とは、業務中に起こった事故を上司に速やかに報告するための書類です。
例えば、通勤中や移動中に事故に巻き込まれた場合や、事故を引き起こしてしまった場合には、事故報告書を提出しなければなりません。また、交通事故だけでなく、医療や工業などの業務で仕事中にケガをしたりケガをさせてしまったりした場合にも事故報告書が必要です。
事故報告書を提出することで事故の状態を整理し、再発防止に努めることができるでしょう。さらに、会社側がトラブル発生時の状況を理解し、会社として正しい対応をするためにも欠かせない書類となります。
事故報告書の基本構成とポイント
事故報告書を書くときには、次の3つのポイントを守ることが大切です。
①5W1Hを意識する
事故報告書は、事故の状態を上司や第三者に正確に伝えるための書類です。事実の食い違いを起こさないためにも「5W1H」を意識しましょう。
- どこで
- いつ
- 誰が
- 何を
- どのように
- どうして
の6つを意識して、できるだけ簡潔にまとめましょう。
②事故処理の状況や添付職類をつける
起こしてしまった事故が現状、どのように処理されているのか明確にします。医療費用、修繕費などがかかった場合には、そのことを記載しましょう。
また、事故に巻き込まれた場合などは、通院費や保険料などが分かる資料を添付するのもいいでしょう。
③事故が発生してから、速やかに提出する
仕事中に起こったトラブルは、できるだけ早く解決することが大切です。そのため、事故報告書も後回しにしないで、早く提出するようにしましょう。
事故報告書を見せながら報告をすることで、指示を仰ぐこともできます。
事故報告書の書き方の例やテンプレート
事故報告書を書くときは、まず事故報告書を提出する相手の名前を記載します。続いて、事故があった日時や場所を記載して、事故の状況をできるだけ簡潔にまとめましょう。
その後に、被害状況を記載し、最後に再発防止のための対策を記載するといいでしょう。
こちらに非がある場合は謝罪文や反省の言葉を
こちらに非があるのにも関わらず、事実だけをまとめた事故報告書はNGです。非を認めて反省する気持ちを伝えるために、反省の言葉や謝罪文を記載するようにしましょう。
また、どうしてこのような事故が起こったのか理由を明確にし、再発防止につなげるような文面となるよう心がけるといいでしょう。
使いやすいテンプレート
さまざまな事故があるので事故報告書の形式をまとめることはできませんが、例として使いやすいテンプレートは下記のものとなります。
○○様 交通事故報告書 このたびの事故につきまして、大変ご迷惑をおかけしました。誠に申し訳ありません。 以下に事故の詳細を報告いたします。 記 1．事故の概要 （1）発生日時 平成○年○月○日 ○時頃 （2）発生場所 ○○市○○駅の交差点（または、○○工場の1回など） （3）事故内容 出会い頭に追突（または、業務中に転倒したなど） （4）被害者対象 ○○ ○○ （5）被害状況 2．事故の原因 前方確認をしっかりと行ってしなかった（または、整理整頓ができていなかったなど） 3．今後の対策 運転中は気を引き締めて、周囲の状況を確認する（職場の環境を整えるなど） 4．特記事項 特になし。 今後は、このようなことがないよう努めます。申し訳ございませんでした。 以上
記載しなければならない項目を箇条書きにすることで、記載漏れが起こらないようになります。また、簡潔にまとめやすく短時間でも情報整理ができます。
事故報告書の書き方の例やテンプレート
事故報告書は、万が一の事態に備えて、書き方を知っておくと便利です。5W1Hを意識し、事故の状態や対応を明確に伝えられるように心がけましょう。事実をしっかりと伝えられれば、会社側も適切な対応ができます。
テンプレートを活用しながら必要な情報をまとめて、速やかに提出します。また、自分に非がある場合には謝罪の気持ちや反省の意、再発防止への取り組みをしっかりと述べて、上司などに悪い印象を持たれないようにしましょう。
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