第一印象を大切に！名刺交換の正しい手順とマナー
名刺交換のマナーをしっかり身につけることはビジネスマンとしては当然のこと。とはいえ、様々な状況によって変わる受け渡しの仕方を思い出せるか不安になる方も少なくないはず。そんな、ビジネスで重要な名刺交換のマナーを手順を交えて紹介していきます。
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名刺交換のマナーは社会人一年目で誰もが学ぶもの。しかし、慣れてしまい大切さやしっかりとした所作を忘れてしまう方も少なくないはず。
名刺交換はビジネスマン・ビジネスウーマンとしての第一印象に影響を与える大切な行為であり、マナーの欠如はビジネスシーンで致命的なものとなってしまいます。
そこで、ここでは名刺交換の正しい手順とマナーについて解説していきます。
受け渡しの順番について
名刺交換を行う際、相手の状況や人数構成を考慮して正しい順番を守らなければなりません。まず基本的なマナーとして、「仕事を受注する側」から名刺を差し出すのがルールです。
例えば、営業活動に行く際は常に「仕事を受注する側」の立場になりますので、必ず自分から名刺を差し出すことになります。この、「仕事を受注する側」は実際の受発注の発生前から立場が決まりますので忘れないようにしましょう。
1対1の場合
1対1の場合は基本マナーの通り、自身が仕事を受注する立場の場合は自分から差出し、出資や仕事を依頼する立場の場合は先に受け取ることになります。たとえ立場が上でも順番を間違えて先に差し出してしまうと、マナーを理解していないとして社会人としての印象に影響を与えます。
複数の場合
複数の場合は、基本マナーに則った上で「目上の者」から順番に名刺を交換していきます。例えば、自身が受注する立場の場合にあり自社は「自身と課長」、訪問先は「担当者と担当者の上司」の4人で名刺交換をするときの順番は次のようになります。
- 課長と担当者の上司
- 課長と担当者
- 自身と担当者の上司
- 自身と担当者
もちろん、自身と課長が「仕事を受注する側」としての立場ですので、交換の際は先に名刺を差し出すことになります。
名刺を渡すとき
名刺を渡すときには次のマナーを守って名刺交換を行いましょう。
【交換しやすい位置に立つ】
名刺交換は必ず「立って」行われます。その際に机を挟んだりしないようにし、相手の側へ移動して交換しやすい位置を確保しましょう。
【名刺交換の準備をする】
名刺交換を行う際は名刺入れから名刺を取り出し、「胸の高さ」の位置で名刺交換の準備をします。特に複数の場合は名刺交換が行われるまで待つことになりますので、相手を待たせないように必ず準備をして待機しておきましょう。
【名刺の差し出し方】
名刺は必ず「両手」で差し出し、向きは相手が文字を読みやすい向きです。差し出す際は目下の者から「○○株式会社△△部の○○と申します」と社名と部署名、氏名をはっきりと名乗り、軽くお辞儀をします。また、名刺の同時交換をする際は例外的に片手での交換となります。このときは右手で名刺を差し出し、左手で受け取ります。相手が差し出した名刺の高さよりも「低い位置」で差し出すことで謙虚さを伝えることが出来るので、交換の際は覚えておきましょう。
名刺を受け取るとき
名刺を渡すときには次のマナーを守って名刺交換を行いましょう。
【丁寧な対応で受け取る】
名刺を受け取るときは黙って受け取るのではなく、必ず「頂戴いたします」と言いながら「両手」で受け取ります。
【相手の会社ロゴや氏名に注意】
受け取る際に注意しなければならないのが、「会社ロゴや氏名に指をかけない」ことです。失礼に当たらないように細心の注意のもと受け取り、受け取った名刺は胸の高さより下におろさないようにしましょう。
【相手の目を見る】
名刺交換のときは、ついつい手元に目がいってしまいがちです。しかし、差し出すとき、受け取るときは相手の目を見て自然な笑顔で交換をして好印象を与えましょう。
【受け取った名刺への対応】
受け取った名刺は直ぐに名刺入れやテーブルに置くと良い印象に繋がることはありません。受け取った後は名刺を軽く確認し、座席に着いた後に「名刺入れの上」や「テーブルの上」に置きます。このとき、名刺は必ず「左側」に置き、複数枚の場合は席順に並べ、相手方の立場が高い人の名刺を名刺入れの上に置くのがマナーですので、しっかりと覚えておきましょう。
まとめ
名刺交換は一瞬のことですが、守らなければならない順番やマナーがたくさんあります。ビジネスにおいて先方に最初に示すことになる社会人としてのマナーでもあるので、第一印象を確実に良いものにするために必ずマスターしておきましょう。
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