【例文・テンプレートあり】交渉メールの場合の書き方を学ぼう！
ビジネスで交渉ごとをする際は受注に向けて最新の注意を払いたいもの。特にエビデンスとして残るメールにおいては要件をしっかりと伝え、不躾なものにならないような配慮が必要となります。そんな、交渉メールを例文とともに解説しますので参考にしてください。
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今の社会ではビジネスの交渉をメールで行うことも少なくありません。しかし、メールで交渉を行う以上、ビジネスメールのマナーや書き方を遵守して作成をしなければ失礼にあたり、交渉をスムーズに行うことが難しくなります。
そこで、ここでは交渉メールの書き方を紹介していきます。ビジネスにおける交渉メールがどのようなものか確認し、マスターしましょう。
交渉メール基本の構成とポイント
交渉メールの基本は、ビジネスメールの構成やマナーを遵守した上で、相手の立場を考慮して明確な主張をすることです。伝えにくいことも確かにありますが、要望をスムーズに通すためにも事情や経緯、相手が納得できる理由を的確にあげ、相手の理解を引き出すような内容に仕上げることがポイントです。
また、一方的に要望するだけでなく相手の意見や要望を聞いて、お互いにとって良い解決点や妥協点を模索するようにしなければなりません。
メールの基本構成は以下のようになりますので、ビジネスメールのマナーを守って作成しましょう。
1）件名（交渉の内容を明記）
2）先方の会社名・部署名・氏名
3）挨拶
4）自分の会社名と氏名
5）用件
6）本文（交渉内容・交渉理由）
7）末文
8）署名
例文・テンプレート
基本の書き方を踏まえたテンプレートが以下なります。しっかりとマナーを守って伝わりやすい文面を作るのがポイントといえるでしょう。
件名：納期調整のお願い：株式会社自分の会社名 株式会社○○ ○○様 平素より大変お世話になっております。 株式会社△△営業部の△△でございます。 先日は打ち合わせにお時間を頂きまして誠に有難うございました。 打ち合わせの際にお話をさせて頂いた納期について 調整のご検討をしていただきたく、ご連絡をさせて頂きました。 早速弊社で納期の検討をさせて頂いた結果、 誠に恐縮ではございますが、ご提示いただいておりました ○月○○日ではスケジュールの都合上、厳しい日程となっております。 弊社といたしましては、貴社に発注をさせていただきたいと考えておりますので、 納期の再検討をお願いしたく思っております。 大変恐縮ではございますが、希望といたしましては ○月△△日までにご納品いただける納期を検討していただけますと幸いにございます。 ご不明な点がございましたら△△までご連絡をお願い致します。 ご多忙の折、大変恐縮でございますが、何卒よろしくお願い致します。 ーーー 株式会社自分の会社名 http://xxxxx 〒000-0000 東京都渋谷区xxx Tel ： 00-0000-0000 〇〇事業部 氏名 ＜カナ＞ Mail ： 返信先アドレス ーーー
書き方のNG例
交渉メールにおけるNG例を紹介します。
交渉をスムーズに進め、要望をかなえることができるかは書き方次第で変わってきます。失礼な文章や内容になってしまっては、交渉・契約に悪影響を及ぼしてしまいますので注意しておきましょう。
要望を主張しすぎる表現
「○○してもらわないと困る」などの要望を強く押しすぎる表現は控えるようにしましょう。
発注や受注など立場によっても主張しやすいこともありますが、不要なトラブルでスムーズさに欠けるやり取りは双方が求めるところではありません。
ミスによる交渉の際の表現
自身や自社のミスにより納期が遅れてしまったなどの交渉の際は、「○○円にいたします」等の値下げによる交渉を記載するのはかえって先方に不快感を与えてしまいます。価格を問題としていないこともありますし、一方的に提案するのは失礼になります。
数値や希望を明確に表現していない
例えば、納期を延期して欲しい場合は新しい希望納期を、見積もりを再検討してもらいたいときは「○○％」割引を検討等、具体的な数値が明記されていないと検討材料が乏しく、再度検討等のやり取りが生じてお互いにスムーズに交渉が進みません。
必ず希望や具体的数値を明記しましょう。
まとめ
交渉メールはビジネスメールの書き方や構成、マナーを遵守し、相手に交渉の理由や経緯、情報を明確に示さなければなりません。
自身の要望を一方的に伝えるのではなく、相手の状況や立場を考慮して、お互いにとっての最善策を見つけられるように進めましょう。
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