できるビジネスマンはデスクがきれい！機能性もある整理整頓の方法
日々の業務をこなす上で、デスクのスペースをどう使うかで作業の効率が変わってきます。「きれいな方がいいのはわかっているのだけど、日々の業務が忙しくて、なかなかデスクが片付かない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回はデスクが使いやすくなる整理整頓の方法をご紹介します。
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ビジネスマンは150時間をあることに費やしています。そのあることは「ものを探す時間」です。
年間の勤務日数が240日だとすると、1日約37分（150時間×60分／240日）も生産性のない時間を過ごしているのです。もしこの時間をなくせば残業もなくなったり少なくなるかもしれません。
では、どのようにしたらもの探しの時間をなくすことができるでしょうか？それは自分のデスク周りをきれいに整理整頓することです。今回は探しものがすぐに見つかる整理整頓術を紹介していきます。
デスクを整理整頓すること
整理整頓とは乱れているものをそろえて、使いやすい状態にしておくことです。机の上に積み重なった書類、見つからない文房具、探す時間がもったいないでしょう。とはいえ、時間もないし整理整頓なんて難しいなんて思っていませんか？
実はものを片付けて使いやすくするには簡単なルールを作ってシンプルに実行するだけなのです。これからご紹介する方法で使いやすくきれいなデスクを作るようにしてください。
整理の手順
デスクの整理整頓をするためにまず取りかかるといいのが書類で、日々の業務で増えていくのが書類です。
うまく整理整頓することで、ものを探す時間やデスク上のスペースの節約になります。基本的には今使っている書類だけがデスクの上に置いてあるようにしていきましょう。以下の手順に従って整理してみましょう。
- クリアファイルやバインダーを用意する
- それぞれ見出しをつけて、「進行中」「完了」「確認用」で分ける
- 「進行中」は現在取り掛かっている仕事に関する書類を入れておき、デスクの決めた位置に平置きにしてすぐに確認できるようにする
- 「完了」はもう処理した書類でまだ問い合わせが近く来るかもしれない書類を入れておきます。デスクの上に立てて置いておき、手を伸ばせば取れるようにしておく
- 「確認用」はもう処理した書類でほとんど使わないけど確認することがあるかもしれない書類です。引き出しやデスクの足元にスペースを作って、確認する必要があるときに引っ張り出して見られるようにする。
「進行中」「完了」「確認用」の書類は期日を決めて、ファイルを移動させることで、パンパンになってしまうことを防ぐと探しやすくなります。
効率の上がるレイアウトの例
仕事の効率を上げるためによく使う道具を柱にして、その周りに関連して使うものを置いていきましょう。
ものの住所を決めるようにして、それ以外の所に動かさないようにすればどこにあるかすぐにわかり、探す手間が省けます。
例えばよく使うものがパソコン、電話、書類であれば
- パソコン周り（基本は何も置かない）
- 電話周り（メモ、筆記用具、充電器など）
- 書類（クリアファイル、バインダー、クリップ、ステープラーなど）
普段から散らかさないことを心がける
書類を分けて、ものの位置を決めるとだいぶデスクの上がすっきりしてきたのではないでしょうか。あとは普段からデスクの上を散らかさないように心がけることです。
書類などのプリントアウトは最小限にしたり、借りてきたものや他の人の書類は早く返すようにして、自分のスペースを確保するようにしましょう。
まとめ
今回はデスクの整理整頓のコツや流れを紹介しました。ものの位置をあらかじめ決めておくこと、書類は現在仕事で使っているものだけ置くようにして、処理が済んだものはバインダーやファイルに入れて別のスペースに置いておくこと。
それだけでデスクの上がすっきりしてきます。ファイルには日付や見出しを書いて、探す時間もカットできるようにしましょう。整理整頓を継続していくことで、仕事のやりやすい環境を築いてください。
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