【無料版OK】議事録作成にChatGPTを活用！業務効率化の秘訣とは
ChatGPTを活用した議事録作成の効率化方法を解説。無料版でも実現可能な時短テクニックや品質向上のコツを紹介。業務改善に役立つ具体的な施策を提案します。
テックアカデミーマガジンは受講者数No.1のプログラミングスクール「テックアカデミー」が運営。初心者向けにプロが解説した記事を公開中。現役エンジニアの方はこちらをご覧ください。 ※ アンケートモニター提供元：GMOリサーチ株式会社 調査期間：2021年8月12日～8月16日 調査対象：2020年8月以降にプログラミングスクールを受講した18～80歳の男女1,000名 調査手法：インターネット調査
この記事を書いた人
テックアカデミーマガジン編集部
議事録の作成・校正業務は多くの企業で重要な業務の一つですが、同時に多くの時間と労力を必要とする作業でもあります。本記事では、この業務を効率化するための施策を提案し、生成AIを活用した具体的な方法を紹介します。これらの施策を導入することで、議事録の品質向上と作業時間の短縮を実現し、業務効率の大幅な改善が期待できます。
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議事録作成・校正業務の現状と課題
多くの企業では、週に複数回の内部会議が開催され、それぞれの会議で議事録が作成されています。一般的に、事務スタッフがリアルタイムで議事録を作成し、会議後にマネージャーや部署長が校正作業を行うというプロセスが取られています。
しかし、この作業には以下のような課題があります。
1. 時間がかかる
校正作業には一回の会議につき平均1〜2時間かかることが多く、他の業務に影響を与える可能性があります。
2. 品質のばらつき
事務スタッフの経験や能力によって、議事録の品質にばらつきが生じる可能性があります。
3. 緊急性への対応
重要度の高い会議では、議事録の遅れが各部門の業務に影響を与える可能性があります。
生成AIを活用した議事録作成・校正業務の効率化施策
これらの課題を解決するために、生成AIを活用した効率化施策を提案します。以下は、無料版のChatGPTでも実現可能な方法です。有料版を利用すれば、さらに高速かつ高品質な結果が得られます。
1. AIによる議事録の自動生成
会議の録音データをAIに入力し、初稿を自動生成することで、事務スタッフの作業負担を大幅に軽減できます。以下のようなプロンプトを使用することで、AIに議事録の作成を指示できます。
#命令
以下の要件を踏まえて、議事録の作成および校正業務を効率化するための方法を提案してください。
#役割
あなたは、中堅のIT企業の人事・総務部門の優秀なマネージャーです。
#目的
・議事録の品質向上と作成・校正時間の効率化
・各部門とのコミュニケーションを円滑にし、決定事項や進捗を明確にする
#背景と課題
・企業は進行中のいくつかの大規模プロジェクトがあり、週に5~10回の内部会議が開催される。
・議事録は、各会議の決定事項や進捗状況を確認する重要な文書であり、一般事務部門が責任を持って作成している。
・現在は、事務スタッフがリアルタイムで議事録を作成し、会議後にマネージャーや部署長が校正作業を行っている。
・校正作業は、一回の会議につき平均1~2時間かかる。
・校正作業に時間がかかるため、他の業務が滞ってしまう場合もある。
・緊急性や重要度が高い会議では、議事録が遅れると各部門の業務に影響を与える可能性がある。
#事務部門の状況
・一般事務部門には5名のフルタイムスタッフが所属している。
・スタッフは、電話対応、書類作成、スケジュール管理など多岐にわたる業務を担当している。
・議事録の作成・校正には専用のソフトウェアは使用しておらず、一般的なワープロソフト（Word）を使用している。
・部署全体の年間予算は約1,000万円。
#条件
・導入するAIソリューションの予算は年間で200万円まで。
・導入後の効果測定は、作業時間の短縮と議事録の品質向上の2軸で行う。
・校正作業の時間削減目標は50%以上。
・議事録の品質は、各部署からのフィードバックを元に評価する。2. AIによる自動校正
AIに議事録の校正を依頼することで、文法的な誤りや矛盾点を自動で指摘・修正することができます。これにより、マネージャーや部署長の校正作業時間を大幅に削減できます。
3. テンプレートの活用
AIに議事録のテンプレートを学習させることで、一貫性のある形式で議事録を作成できます。これにより、品質の統一化と作業時間の短縮が期待できます。
4. リアルタイム共有と編集
クラウドベースのドキュメント共有システムを導入し、AIが生成した議事録をリアルタイムで共有・編集できるようにします。これにより、関係者間のコミュニケーションが円滑になり、迅速な情報共有が可能になります。
導入のステップと効果測定
1. AIソリューションの選定と導入
2. スタッフへのトレーニング実施
3. 試験運用期間の設定
4. 効果測定（作業時間の短縮と議事録の品質向上）
5. フィードバックの収集と改善
効果測定は、作業時間の短縮と議事録の品質向上の2軸で行います。校正作業の時間削減目標は50%以上とし、議事録の品質は各部署からのフィードバックを元に評価します。
まとめ
生成AIを活用した議事録の作成・校正業務の効率化施策を導入することで、以下のメリットが期待できます。
1. 作業時間の大幅な短縮
2. 議事録の品質向上と統一化
3. スタッフの負担軽減
4. 迅速な情報共有と意思決定の促進
これらの施策を適切に導入・運用することで、業務効率の向上と組織全体のパフォーマンス改善につながるでしょう。無料版のChatGPTでも十分な効果が得られますが、有料版を利用することでさらなる高速化と品質向上が期待できます。
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