【フォーマットあり】準備をしっかり行うことで格段に楽になる議事録の取り方
社内の会議で担当することになる議事録の作成。ただのメモと異なり、取り方や気をつけるべき要素が多分に含まれているものです。必死に話している内容を書くだけなんて方もポイントを抑えれば簡単に書くことが可能になります。ぜひ、参考にしてみてください。
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ビジネスシーンでは、会議での内容を「議事録」としてまとめることがあります。議事録は会議の内容や経過、結論などをまとめたものであり、会社や企業間、顧客との間でとても重要となる文書です。議事録を取ることを任されたときに、間違えたり戸惑ったりしないよう、事前に準備をしておきましょう。
議事録の役割
会議では議事録を取る必要性があり、会社や企業、顧客との間で非常に重要なものとなってきます。では、議事録の3つの役割を確認していきましょう。
【役割①：責任の所在を決定】
議事録の役割として最も大きいのは、責任の所在がはっきりするということです。会議において決定した事項を事業に取り入れる場合、その決定事項が必ず成功するとは限りません。万が一失敗してしまった場合にまず確認をするのは、「誰の発言だったか」や「どこが間違っていたのか」という点であり、再発防止や事業の回復に必要な情報として、責任や問題の所在をはっきりとさせなければならないのです。
したがって、内容を見直して判断を下すためにも議事録は非常に重要であり、議事録の責任の所在の決定という役割が企業にとって最も大きなものとして存在します。
【役割②：不参加者に対しての情報共有】
当然のことですが、会議の日程や内容等によってはどうしても参加できない人も出てきます。しかし、そのような人の中には、会議の内容や議論で出た情報を共有しておかなければ仕事に影響が出てしまう関係者もおり、情報を取得できる何らかの方法が必要。そんな時に議事録があると、議事内容を確認・把握することができ、スムーズに情報を共有することができるのです。
【役割③：決定事項の証拠として】
特に口頭での会議の場合議事録を取っていないと、決定事項に対して「証拠が無い」といわれ後のトラブルにつながる恐れがあります。しっかりと議事録を取っていれば、議事録を確認することで発言の所在や決定事項を明確にするだけでなく、決定事項に合意したか否かの内容もあらためることが可能です。
また、あまり起こることではないですが、会議での発言に対して「言った」「言わない」の水掛け論が発生することもあります。このような場合でも「証拠」として確実に示すことができるので議事録は重宝されるのです。したがって、特に取引や重要事項を決める会議では、議事録の「証拠」としての役割も非常に重要といえます。
議事録で必要となる項目
議事録は、後に確認した人がその内容をしっかりと理解できるにまとめられていなくてはなりません。したがって、議事録に記録すべき項目や構成はある程度決まってきます。以下に、議事録に記録すべき基本項目を紹介していきます。
- 会議名：プロジェクト名等を記載し、回次（第一回等）を明記
- 開催日時：開始時間と終了時間
- 開催場所：○○社第△会議室のように詳しく記載、また、クライアントの会社の場合は○○社様第△会議室と明記
- 出席者：氏名・部署・役職も記載、特にクライアント同席の場合は、役職名を付けた上で役職が上の人物から記載
- 会議の目的、議題：会議で何を決定するのか
- 決定事項：会議で決定したことを具体的かつ明確に記録
- 会議の内容と発言者の名前：発言内容と発言者を一致させて明確に記載
- 補足や次回予定：別途あれば記載
これらの基本項目は記録する際に注意しておきたいポイントです。会議の目的や議題等は当日分かることでもありますので配布資料等から引用すれば問題ありませんが、重要なのは発言内容と発言者、そして決定事項です。これらは聞き漏らさないよう注意が必要です。もし聞き逃してしまった場合は「すみません、もう一度おっしゃっていただけますか」と積極的に確認し、疑問やあいまいさを残さないようにしましょう。
基本の構成・フォーマットの例
■会議名：○○プロジェクト商品の宣伝プロモーション計画【第1回】
■日時：11月6日（月）14:00～15:00
■場所：○○社様第2会議室
■出席者：○○社様 ○○部長、△△課長、××主任
△△社 ○○、△△、××、□□（議事録作成）
■目的：○○プロジェクトにおけるパブリシティ戦略の策定
■決定事項：
- Web、テレビ、雑誌の中でコンセプトに合致する媒体を選定し、商品紹介を目的としてイメージキャラクターの芸能人Aのインタビューを取り上げてもらうように△△社がプロモーションをかける。
- ただし、民放のバラエティ番組と男性向け雑誌は除外し、女性誌の場合は知名度と読者層、Web媒体の場合はクオリティや実績で判断する。
■会議の内容：
【芸能人Aの稼動状況について】
- 現在売り出し中の人気芸能人であり、事務所も力を入れている。発売開始日のキャンペーンにも協力してくれるとの約束を取り付けている。（○○部長）
- ただし、Aのイメージ戦略等により、出演する媒体のクオリティ等を厳しくチェックし、どの媒体で出演するかは事務所の○○社長が確認をするとのこと。（△△課長）
【パブリシティの開始時期】
△△社は11月20日までに媒体候補を選定し、○○社様に報告。Aの事務所チェックの後に12月1日から各媒体へプロモーションを開始し、○○社様に週次で進捗を報告する。
■補足/次回予定：宣伝プロデューサーは○○が担当する。
ツールを活用してみよう
議事録を楽に、効率的に作成するために、議事録の作成ツールやサービスを活用してみるのもよいでしょう。例えば、簡単に議事録を作成できるツールとして次のようなものがあります。
【SIGN】
通常議事録は紙に記入するものですが、SIGNならブラウザ上に記入していくことができます。議事録の作成・管理・共有が可能な、便利なツールです。参加者の登録やアジェンダの共有も可能で、会議後には確認のサイン機能で周知徹底もできます。会議中に記入していくことも可能ですが、アカウント作成とネット環境が必要です。
URL：https://svgn.biz/
【OneNote】
OneNoteはMicrosoft社が提供するデジタルノートアプリ。メモを取りながら録音も可能なので議事録で活用できます。議事録のテンプレートも入っていますので、まとめるときにも便利です。また、作成した議事録は編集の度に自動保存され紛失の危険性もありません。
URL：https://www.onenote.com/?omkt=ja-jp
まとめ
議事録を取る際には、議事録の役割の理解と必要な項目を把握して、注意するポイントや議事録の取り方を事前に知っておく必要があります。そうすることで、会議の際のメモからポイントを間違えたり見逃したりすることなく、無駄な作業を削減して議事録作成を的確に効率的に進めることができます。必要ならばツールを活用し、さらに効率的な議事録作成を目指しましょう。
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