【例文・テンプレートあり】欠勤メールの書き方を学ぼう
欠勤はメールや電話、あるいは自社ツールで速やかに連絡しなければなりません。誰しも可能性があることですが、あまり使わない故に書き方に悩む欠勤の連絡メール。テンプレートを交えながら紹介していますので、万が一の備えとして参考にしてみてください。
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病気などの様々な理由で会社を休まなければならない状況は、誰にでも起こりうることです。
欠勤メールを上司や同僚に送る時、気を付けなければいけないポイントがあります。欠勤メールの基本構成や例文なども一緒に紹介します。
欠勤メール基本の構成とポイント
体調不良等で出社が難しい場合、上司や同僚に連絡をしなくてはなりません。電話で連絡を取れる場合は、現在の状態などを詳しく説明できるので困ることはありませんが、声が出ない、体を起こせないほどの体調不良であればメールを送る必要があります。
マナー違反のメールを送ってしまうと上司の心象を悪くし、今後の評価にも影響を及ぼすと考え、心してメールを作成してください。
そもそも欠勤の連絡がメールで可能なのかどうかは、それぞれの会社のルールや上司の考え等によって大きく異なります。会社でルールとしてメールでの連絡は不可と決められているなら、社会人としてそれに従うべきです。
一般的なビジネスマナーでは、電話での連絡が基本とされていますので、電話するのが面倒だからという理由でのメール連絡は必ず避けましょう。会社のルールとして、欠勤のメール連絡が認められていることが大前提となります。
構成とポイント
欠勤メールは「1分1秒でも早く」送ること
欠勤を伝えるメールは早急に送りましょう。どれくらい早急かと言うと「1分1秒でも早く」です。始業時間ギリギリに欠勤の連絡を入れることは非常識ですし、メールを読む側は忙しい時間帯に読ませることになります。始業時間の1時間前にメールが届くことを目安としましょう。
現在の状況と今後の予定を伝える
欠勤メールでは、具体的に今どういう状態でなぜ休むのか、予定はどうするのか、いつ出勤できそうなのかを簡潔に伝えましょう。
欠勤メールには「最低限の仕事の引き継ぎ」も忘れずに
突然の欠勤は、周囲の社員の仕事にも影響を及ぼします。
欠勤メールには、周囲の社員に負担をかけないよう、自分の業務を最低限引き継ぐ内容を入れておきましょう。この時に注意すべきなのは、社内の全ての人は既に自分の業務を抱えていますので、それを前提として引き継ぐ業務は最低限にすることです。
例文・テンプレート
件名：【勤怠連絡】体調不良により欠勤致します △△課○○ △△課 □□部長 おはようございます。△△課○○です。 大変申し訳ありませんが、昨晩から体調が悪化し、本日の朝は激しい腹痛のため出社が難しい状態です。 本日は静養したく、欠勤させて頂いて宜しいでしょうか。 急ぎの連絡はメールや携帯電話でできれば、と考えております。 なお、今日の○○の件はそれぞれ□□さんへ引き継ぎをしております。 皆様にはご迷惑をお掛けして申し訳ありません。 何卒よろしくお願い申し上げます。 △△課 ○○（氏名）
自社のテンプレートがない場合はこちらを参考にしっかりとわかりやすい文章を書くと良いでしょう。
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書き方のNG例
「件名：○○（氏名）です。」「件名：本日欠勤いたします。」
一目で用件や送信者が分からないメールの件名は避けましょう。多くのメールに埋もれて見落とされる危険性がありますし、受け取る側の心象もよくありません。
「お休みさせていただきます」「お休みをいただきます」
「休み」に「お」が付いていることで尊敬語になっているため、自分の行為を敬うことになってしまいます。「休ませていただきます」を使用しましょう。
まとめ
社会人として自己管理は大切ですが、予期せぬ欠勤を100％防ぐことはできません。
もしどうしても欠勤せざるを得ない状況になった場合は、職場の上司や同僚にできるだけ迷惑をかけないよう、自分の現状や今後をきちんと連絡しましょう。
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