【例文・テンプレートあり】遅刻をする際のメールの書き方を学ぼう｜ChatGPTで一瞬で作る方法もご紹介
どんなに気をつけていても、遅刻をしてしまうことはあり得ることです。そんな遅刻時の連絡方法の一つであるメールはどのような文面が適正なのか。迅速に連絡しなければならない時だからこそ必要なテンプレートを紹介。いざという時に参考にしてみてください。
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病気やケガ、電車の遅延など思いがけず遅刻してしまうとき、速やかに職場の上司や同僚に連絡することが大切です。
電話ができればベストですが、電車遅延などでは車内で通話するのは迷惑になることもありますね。
本記事では、遅刻の連絡をメールで送るにあたり、基本構成やポイント、例文やNG例などについて紹介します。
よろしくお願いします！
遅刻メール基本の構成とポイント
遅刻メールの基本構成は、「遅刻の理由」と「出社時刻」、「謝罪」の3つです。
遅刻の理由として代表的な例といえば、寝坊や体調不良、交通トラブル（電車の遅延など）が上げられます。寝坊は自己管理能力が問われる恥ずべきマナー違反。万一寝坊をしてしまった場合は、隠さず正直に「寝坊した」と連絡するのが得策です。後から嘘がバレた時には信用問題にもかかわります。
体調不良の場合は、いつから、どんな症状なのかを明記しましょう。場合によっては休むように言われることもありますが、まずは出社するという姿勢を見せることが大切です。交通トラブルの場合は、現在地とトラブルの内容を簡潔に伝えましょう。
いずれのケースにおいても、出社時刻と謝罪を忘れずに。特に、交通トラブルのように自分に責任が無い理由の場合でも、ひと言謝るのがマナーです。
例文・テンプレート
遅刻の理由の例文は以下の通りです。
寝坊による遅刻
件名：遅刻届／（名前） おはようございます。 大変申し訳ございませんが、寝坊をしてしまいました。 今から出ますので○○時には出社します。 以後、このようなことがないよう自己管理には十分気をつけます。 申し訳ございません。
体調不良による遅刻
件名：遅刻届／（名前） おはようございます。 昨夜から続く腹痛が治まらないため、病院に寄ってから出社させていただきます。 尚、出社は○○時頃を予定しています。 ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
電車の遅延による遅刻
件名：電車遅延のため遅れます／（名前） おはようございます。 現在通勤途中ですが、○○線××駅付近で起きた列車事故により、 全線不通となり出社が遅れそうです。 □□時には運転再開との見込みですので、△△時には出社できそうです。 ご迷惑をおかけ致しますが、よろしくお願い致します。
また、突然の遅刻により、引き継がなければいけない業務がある場合は忘れずに記載しましょう。
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書き方のNG例4選
書き方のNG例としては以下の通りです。
1.件名
NG → 「遅刻します」「おはようございます。」
OK → 「遅刻のご連絡（○○時出社予定）」「遅刻届」など
単に「遅刻します」と書くよりも、何時に出社できるのかを件名に含めることで、相手がメールを開く前に内容を把握しやすくなります。
これらのポイントを抑えながら、曖昧な表現を避け、相手に状況を的確に伝えるような内容にすると、ビジネスシーンにおいてより適切な遅刻連絡となります。
2.理由の伝え方
NG → 「ちょっと寝坊してしまいました。」
OK → 「寝坊してしまい申し訳ありません。本日は○○時に出社いたします。」
寝坊などの理由がある場合でも、「ちょっと」や「すみません」だけではなく、理由を簡潔に説明しつつ、謝罪と今後の行動を明確に伝えましょう。
3.進捗/到着時刻の報告
NG → 「間に合うように急ぎます。」 OK → 「現在○○に向かっております。○○時には出社できる見込みです。」
単に「急ぎます」と伝えるだけではなく、具体的な状況や出社予定時間を示すと、受け手も状況を把握しやすくなります。
4.内容の丁寧さ
NG → 「すみません、遅れます。」
OK → 「大変申し訳ありませんが、○○のため○○時頃に出社する予定です。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
「すみません」や「遅れます」だけではビジネスメールとしては不十分です。きちんと謝罪の言葉と、相手への配慮を込めて書くことが大切です。
今すぐにメールを作りたい場合
ChatGPTを使えば、悩むことなく1分でメールを作成してすぐに解決できます。
手順を解説します。
1.ChatGPTへアクセス
2.プロンプトを入力
下記のプロンプトをコピーして入力してください。
遅刻連絡の文面を作成したいです。内容は、以下の条件を満たしたものにしてください。 ## 理由の説明 遅刻の理由を具体的に述べてください。 遅刻の理由：[ここに遅刻の具体的な理由を入力してください（例：寝坊、電車の遅延、体調不良、家庭の事情など）] ## 配慮 相手へのご迷惑に配慮する言葉を入れてください。 相手への迷惑：[ここに相手にかかるご迷惑の内容を入力してください（例：会議の開始時刻が遅れる）] ## 出社時刻の明確化 出社予定の時刻を明確に伝え、曖昧な表現は避けてください。 出社予定時刻：[ここに出社予定時刻を入力してください（例：○○時◯◯分）] ## 件名の明確さ メールや通知を開く前に内容が分かるよう、具体的で簡潔な件名をつけてください。 ## 文体の調整 送信するツールに合わせて、文体を調整してください。 ツール：[ここにツールを記載してください（例：メール / Teams / Slack）] ## 送信先 送信先の方に合わせて、文体を調整してください。 送信先：[ここに送信先を記載してください（例：上司 / 取引先] この条件に基づき、ビジネス連絡として適切な遅刻連絡の文面を作成してください。
3.ご自身の状況に合わせてプロンプトの項目を変更する
[ ]で囲まれた項目を変更してChatGPTに送信してください。
4.必要に応じて出力を修正する
ChatGPTはいきなり100%のアウトプットを出すことはほとんどありません。
社内ルールなど個々の状況に合わせて修正してください。
出力例（URL）：
https://chatgpt.com/share/66fa241b-cbd8-8000-ac67-68795b1596f5
出力例（画像）：
まとめ
メールで遅刻を伝える際には「理由」と「出社時刻」、「謝罪」の3つを明記しましょう。
遅れると分かった時点ですぐに職場に連絡することが大切。万が一に備えて、例文を参考にフォーマットを用意しておくと便利です。
また、職場によっては、電話連絡が必要なのかメールで済ませてよいのか、ルールが異なる場合があります。勤務している職場において、遅刻の連絡方法を予め確認しておくようにしましょう。
また、テックアカデミーは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。
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