電話マナーを身につけていつでもスムーズな対応を：担当者が出張で不在の場合
かかって来た電話の要件は付き合う顧客によって千差万別。様々な対応が考えられる中で、本来受けるべき相手が出張で不在のケースはどう対処すればいいのか。話し方のテンプレートをOK/NG例を交えながら紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
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会社や職場の印象を左右してしまう可能性のある電話の応対では、色んな状況を想定しておく必要があります。今回は担当者が出張で不在の場合の応対の仕方をチェックしておきましょう。基本の流れや話し方の例、NG例を紹介していきます。
基本の流れ
会社や職場での電話の応対や電話のマナーは、ビジネスマナーの基本中の基本です。あなたの電話の受け方や応対方法で会社の印象が左右されてしまうほど重要なものです。担当者が出張で不在の場合の基本の流れを確認しましょう。
まずは受信時は３コール以内で受話器を取って、明るい声で「お電話ありがとうございます。□□でございます」と電話に出ましょう。出張中の担当者を呼び出された場合は、「申し訳ございません。あいにく◯◯は本日出張中でございます」などと簡潔に不在の旨を説明します。
次に「◯◯は△日に出社する予定でございます」と出社予定日を伝えます。「出張から戻り次第、こちらからおかけなおしいたしましょうか」、「よろしければご用件を承ります」、「よろしければ代わりの者をお呼びいたしましょうか」など、相手の意向を尋ねて連絡先を聞くなどの対応を取りましょう、もちろんメモはお忘れなく。営業の電話であればこの時点で防ぐ事ができます。
話し方の例・テンプレート
【別の人が担当する場合】
担当者が長期出張に出かけている場合は、連絡が取りづらくなります。そういった場合は、事情を説明したうえで、同じ部署内の別の人が担当することをこちらから提案します。「大変申し訳ありません。現在〇〇は出張中で、戻るのは来月となります。よろしければ同じ部署の者がご用件をお伺いいたしましょうか？」と相手の意向を訊ねましょう。
【担当者に出張先から連絡を取って貰う場合】
担当者に出張先から連絡を取って貰う場合は、「現在〇〇は出張中で、戻るのは来月になります。明日でよろしければ、こちらから連絡差し上げましょうか？」などと対応します。この場合は良く知る相手であっても、用件だけでなく相手先の社名、名前をしっかりと控えて、担当者に連絡するようにしましょう。
【担当者の早急な対応が必要となる場合】
緊急の用件などで、担当者の早急な対応が必要となる場合は、「現在〇〇は出張中ですが、お急ぎでしたら、至急連絡するように申し伝えますが」などと対応します。この場合は、ただちに担当者に連絡を取り、早めの対応をお願いしましょう。
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話し方のNG例
- 相手に担当者の出張先を訊ねられて、「○○は△△県の弊社事業所に出張中です。」と正直に答えてしまう。
担当者が出張の時は、相手に出張先を尋ねられても本人の指示がない限り答えないようにしましょう。会社の利益に関わる可能性もありますので「私にはわかりかねます」で対応しましょう。
- 用件を聞かずに「○○は現在席をはずしております」などと、不在とだけ伝える。
出張中であるのに不在とだけ伝えてしまうと、相手は時間をあけてまた電話をかけてきてしまいます。不在の理由や出社予定を伝え、用件を必ず聞きましょう。
- 出社予定日や時間を聞かれて「はっきりしていないのですが」と答えてしまう。
社員のスケジュール管理ができていないルーズな会社だと思われる可能性があります。だいたい予想される日や時間を伝えた方が無難です。
まとめ
会社や職場にかかってくる電話の応対で、担当者が出張で不在の場合の基本の流れや話し方の例、NG例を紹介してきました。相手は大事な取引先であることもあれば、営業電話であることもあります。担当者が出張で不在の際に必ず伝えなければならないことと、訊ねられても決して伝えてはいけないことがあることをしっかりと覚えておきましょう。
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