スムーズに連絡を取り合うために｜折り返し電話の基本と注意点
電話しても電話をした相手が不在という時がビジネスの現場ではつきものです。打ち合わせをしていたり外出をしていたり、または休みだったり様々な場面に遭遇します。反対に自身が電話に出れない時もあるでしょう。そんな時に役に立つのが折り返し電話という慣習です。間違って「折り返し電話」という言葉を用いている方もいるので注意が必要です。
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仕事をしているとどうしても外せない状況や電話に出られない場面があるでしょう。もし仮にその連絡も緊急で相手も急いでいるという場合であってもです。
しかしそればかりはどうすることもできません。なので大事なのは、その対応のスピード感と丁寧さです。この2つをしっかり抑え適切に対処すれば、大きなトラブルにはなりません。
今回はそういった場面で使える、正しい折り返し電話の方法について解説します。
折り返し電話とは
折り返し電話とは、電話をかけたのにも関わらず何らかの理由で取ることができなかった際に、電話をかけた相手に後ほど電話をかけることを指します。
着信が残るので後ほどその番号にかけ直すのも良いですし、丁寧な方だと留守電に折り返しご連絡お願い致しますなどとメッセージを残してくださる方もいらっしゃいます。
社会人の間でも良く間違って使われますが、電話をかけたAさんがBさんの留守番電話に対し、「後ほど改めて折り返しご連絡をします」などとメッセージを残すのは厳密にいうと誤った使い方です。
それでも違和感なく通じてしまいますが、あくまで折り返し電話とは、電話を受けた側が電話をかけた人に後ほど電話をかけ直すことを指します。
折り返し電話をかけるタイミング
折り返し電話をする際には、確実に相手が電話を取れる時間帯にかけ直すということが重要です。相手が取れない時間帯の例を挙げると、お昼休憩とその前後、業務終了後などが挙げられます。
もしも相手が不在の時に折り返しをしてしまうと結局相手が取れずに、せっかく電話をかけてくれた相手に今度は逆に折り返し電話をさせてしまう可能性があるためです。とはいえ、なるべく折り返し電話は電話をもらってから30分から2時間以内の間にするのがベストです。あまり時間を空けないようにしましょう。
折り返し電話の基本フレーズ
折り返し電話をする際には、まず電話を取れなかったことを謝罪する言葉を簡単に述べるようにしましょう。名前を名乗ってから「先ほどお電話を頂いたのに取ることができず、すみませんでした。」などというとよいでしょう。
反対に、相手からの折り返し電話を希望する方は、電話をかけた際に留守電に「折り返しお電話を頂けると幸いです」などとメッセージを残しておくことをオススメします。
携帯ではなく、会社のビジネスフォンからかけている場合は会社名と名前だけではなく、部署名や要件なども一緒に述べておくとなおよいでしょう。
対応NGの例
もしスケジュールなどの問題で折り返し電話ができないようなケースであれば、留守電を聞き、先方にメールまたは携帯であればショートメッセージで折り返しができない旨を伝え、翌日自分から電話をすることを伝えるのがベストです。
また携帯同士の電話であれば、着信を受けた際に「後ほど折り返します」という定型文をボタン一つで送ることもできますので活用していましょう。
まとめ
ビジネスの現場において電話はメールよりも主流なツールとして認識されています。かかってきた電話が取れなかった際に、相手に後ほど電話をかけ直すことを「折り返し電話」と呼びます。この「折り返し」という言葉を使うことで相手に後ほど電話をかけ直して欲しいという意図を伝えることが可能です。
また留守電に「折り返し電話をください」と残しておけば、相手が不在でないかどうかを気にしながら何度も電話をかける必要はありません。
業務の効率化を図るためにも「折り返し電話」を積極的に使っていきましょう。
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