返信用封筒の基本を覚えよう！宛名の書き方や取り扱い方法について解説
自分あてに書面が届いた場合、返信用封筒が同封されていた…そんな時に正しい宛名の書き方や取り扱い方を知っていますか？ビジネス上で、間違った方法で返信用封筒を取り扱った場合、先方に非常識な人と思われてあなたの印象を下げてしまうこともあります。この記事では返信用封筒の作成方法や、送り返し際の書き方や取り扱い方を紹介します。日本では書面でのやりとりもまだまだ一般的ですので、しっかりと知識を持っておきましょう。
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取引先などに契約書などの書類を送り返送してもらう際に必要なのが、返信用封筒です。基本的に相手に手間を取らさず、すぐに回収ができるので双方にとってもメリットがあります。
そこで今回は返信用封筒の正しい作成手順を紹介していきます。
返信用封筒とは
返信用封筒とは、書面の差出人が同封する、差出人へ書類を返信・または返送するための封筒です。
一般的に書類を記載。差出人へ送り返してもらう時などに使用します。
次から返信用封筒を送る時、返送する時の書き方や取り扱い方について説明していきます。
返信用封筒を作成する時の書き方・取り扱い方
返信用封筒を作成する際は、以下の点に注意しておきましょう。
返信用封筒は相手の手間を省くための心遣いや、相手が住所を書き間違えるなどして誤配送を防ぐ効果もあります。
- 返信用封筒の宛名には「行」か「宛」と少し小さめに記載する
- 切手を必ず貼る
- 返信用封筒の裏には何も書かない
- 返信用封筒を綺麗に折る
特に返信用封筒の裏に勝手に先方の名前や住所を書くことは、ビジネスマナーでは失礼にあたります。
以上のような内容に気をつけて作成し、同封して送りましょう。
返信用封筒を送り返す時の書き方・取り扱い方
返信用封筒をこちらから先方へ送り返す時は、作成の時とは違った注意点があります。
- 返信用封筒の宛名は「様」か「御中」は二重線で消して書き直す
- 返信用封筒に自分の氏名の後ある「様」や「御中」は二重線で消す
- 返信用封筒の裏には自分の氏名を自分で記載する
以上の内容に注意して返送します。
特に返信用封筒の宛名を書き換えることは忘れないようにしましょう。
まとめ
返信用封筒を作成するときのマナーについて、概要が分かりましたでしょうか。
返信用封筒を作成する際は、相手の手間を減らすという心遣いを忘れないこと。返送する際は、相手がたへの敬意を忘れないことがポイントです。
仮にマナーを間違えても大問題になることはありませんが、ビジネスマナーの初歩ですので、自分自身の評価を下げないためにもしっかりと覚えておきたい知識です。
今回読んだ記事の内容を参考にして、相手方と気持ちよく書面のやりとりができるようにしましょう。
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