断るメール文例！営業メールを綺麗に断る書き方とNG例

営業マンから商品やサービスの提案メールを貰ったときに、断らなければならない場面は誰もが経験するのではないでしょうか。今回は、営業メールに断りの返信を送るときのポイントをまとめてみました。

自社のイメージダウンに繋がらない返信メールを送れる知識を身につけましょう。

 

明確に、かつ相手に配慮する

営業マンから商品やサービスの提案メールを受け取ったときにどんなに親しい取引先であっても、会社にとって不要となる場合は断りを入れなくてはなりません。断りの返信メールを送るタイミングは、できるだけ早いほうがいいでしょう。

断ることは気が引けるからと後回しにしてしまうと、相手の営業マンにも期待を持たせてしまいます。

また、素っ気ないメールや配慮が足りていないメールは、自社のイメージダウンへと繋がってしまう場合があります。

そのため、労いやお礼の言葉を簡潔に伝えてから、率直に断る意志を伝えるメールが好ましいです。曖昧な返事もかえって営業マンに期待を持たせる原因となるので、明確に断りの言葉を述べる返信を送りましょう。

 

メールの基本構成と例文

株式会社○○　営業担当〇〇　様

いつも大変お世話になっております。

この度は御社製品のご提案をありがとうございました。
社内にて商品導入を検討致しましたが、今回は見合わせることになりました。
提案頂いた商品は利便性が高く、業務効率化につながるものでしたが、
経費面での折り合いがつかずに、今回の購入は困難と判断しました。

わざわざご提案頂き大変恐縮ではありますが、事情ご拝察の上ご理解いただけますと幸いです。
取り急ぎ、ご返信申し上げます。

株式会社〇〇　【自分の氏名】

断りを入れる返信メールの基本的な構成は「提案のお礼」と「しっかりと断ること」、「営業マンへの配慮を述べること」の3つです。まずは、提案をしてもらったことのお礼を伝えて、その後に、断りの意志をしっかりと伝えるようにしましょう。このときに、どうして断らなければならなかったのかの理由を簡潔に述べることがポイントです。

この一文を付け加えることで、メールを受け取った営業マンはしっかりと検討してもらえたと納得することができるためです。

 

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書き方のNG例

営業を断る返信メールでNGなのは「曖昧な返信をする」ことです。

断りの意志をしっかりと伝えなければ、相手に期待を持たせたままになってしまいます。また、メールを送るときには、前置きが長くならないように気をつけましょう。

前置きが長いと、一番伝えたいことがなかなか伝わりにくくなるだけでなく、メールを読む負担も増えてしまいます。簡潔に言いたいことを伝えることが大切です。

 

まとめ

今回は、営業メールに断りの返信を送る場合のポイントと例文をまとめてみました。

断りのメールはなかなか送りづらいものですが、時間が経てば経つほど相手に期待を持たせてしまいます。提案へのお礼の気持ちを断る理由を簡潔に述べて、しっかりと断る意志を伝えることが大切です。

とくに、曖昧な返信をしてしまうと相手に期待を持たせたままになってしまう可能性があります。そのため、できるだけ簡潔に断りの意志を伝えられるメールを送ることが大切です。

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