【例文・テンプレートあり】お断りメールの基本の書き方とマナーを解説
仕事で先方からの依頼を断らないといけない状況になった時、正しいお断りメールを送れていますか？お断りメールの文章やマナーを間違えると、先方を怒らせてしまってトラブルに発展することも。そこで、しっかりとお断りメールについての知識をつけておくことが重要です。この記事ではお断りメールの基本の書き方とマナーを解説します。今後の仕事上でお断りメールを送る際に慌てないように、きちんとしたマナーを身につけておきましょう。
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仕事をしていると様々な方と関係を持ちます。特に社会人になってから知り合う人は、なにかしら利害関係がある付き合いになると考えて良いでしょう。
そうなるとやはり色々な勧誘や紹介を受けます。それは自社商品に限らずセミナー参加など。しかし、必要ないものにリソースは割きたくないのが本音。
結構です！と断りたいものの今後もしかしたら良好な関係になるかもしれないので、ハッキリとはいいづらいものです。
そこで今回は相手の気分も害さずに上手に断りをするメールを、テンプレをもとに紹介します。
お断りメールの基本構成
お断りメールの基本構成は下記のようになっています。
- 宛名
- 挨拶文
- 相手の申し出への感謝の言葉
- 相手の申し出へのお断りの文言
- お断りの理由
- お断りの了承へのお願い
- メール署名
上記のような構成で文章を作成して送ります。
お断りメールのポイントと注意点
お断りメールのポイントと注意点は、ネガティブな表現を避けることと、こちらも残念に思っていると伝えることです。
また、冷たい印象を与えないために「あいにくですが」「今回は大変失礼ながら」などのクッション言葉を用います。
相手の要望に添えない旨への返信の場合は、代替案を提案するのもテクニック。
相手の気分を害さないように、こちらが要望に添えないということをしっかりと伝えるようにしましょう。
書き方の例
次に書き方の例を見ていきましょう。
まずは相手の要望に添えない場合の例文を紹介します。
件名：今回のご提案について 株式会社○○ △△部 ○○ 様 貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。 この度は弊社との新規取引についてご提案いただき、誠にありがとうございます。 せっかくのご提案をいただき、大変恐縮ではございますが、この度はご提案をお受けいたしかねます。 当社においては、〜（辞退の理由）のため、貴社のご要望に添いかねます。 弊社ごとで大変申し訳ございませんが、貴意に添いかねる事情をご賢察のうえ、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。 取り急ぎ、メールにてご連絡いたします。 ○○株式会社 ●●部 □□（署名）
次は、先方からパーティへの参加などの好意を辞退する際に使用する例文を紹介します。
件名：貴社記念パーティへの参加の件 株式会社○○ △△部 ○○ 様 貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。 この度は貴社記念パーティへのご招待をいただき、大変光栄に存じます。 せっかくのご招待をいただき、大変心苦しいのですが、外せない所用があり今回は見送らせていただきます。 お誘いいただきましたのに、大変申し訳ございません。 今回は見送らせていただきましたが、次の機会を楽しみにしております。 以上、略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。 ○○株式会社 ●●部 □□（署名）
以上のように、クッション言葉を用いながらお断りの意思を伝えます。
書き方のNG例
お断りメールについて、下記のような書き方はNGです。
- ネガティブな表現を使っている
- お断りする理由が入っていない
例えば「貴社のご提案には、対応することができません」ですとか、「不参加でお願いします」などと記載すると不躾で失礼な印象を与えます。
また、お断りの理由が入っていないと、相手も納得できないのでトラブルに発展することも。
あくまで相手の気分を害さないこと、しっかりと納得してもらえるような書き方をすることを心がけましょう。
テンプレート
きちんとしたお断りメールを書くには、テンプレートを活用すると便利です。
提案へのお断り、好意へのお断りの際のテンプレートを紹介しますので、活用してみてください。
【提案へのお断りメールのテンプレート】
件名：○○の件 株式会社○○ △△部 ●●様 平素より大変お世話になっております。 □□株式会社の◎◎でございます。 先日は弊社へ〜の件でご提案をいただき、誠にありがとうございます。 非常に素晴らしい提案ではございましたが、弊社で検討いたしました結果今回はご提案をお受けできかねるという結果になりました。 理由としたしましては〜という点で対応が難しく、貴意に添いかねます。 また、〜（代替案）という方向であれば、ご対応可能ですがいかがでしょうか。 せっかくご提案いただきましたのに、大変申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどお願い申し上げます。 〜（代替案）について、了承いただけるかどうかご検討いただければ幸いです。 まずは取り急ぎ、メールにてご連絡申し上げます。 □□株式会社 ◎◎
【好意へのお断りメールのテンプレート】
件名：○○の件 株式会社○○ △△部 ●●様 平素より大変お世話になっております。 □□株式会社の◎◎でございます。 この度は貴社〜についてのご好意のお申し出、心よりお礼申し上げます。 せっかくご招待いただきましたのに大変恐縮ではございますが、この度は見送らせていただく運びとなりました。 どうしても外せない所用があり、貴社のご好意をお受けできかねます。 この度は大変残念ではございますが、次の機会があれば楽しみにしております。 まずは取り急ぎ、メールにてご連絡申し上げます。 □□株式会社 ◎◎
まとめ
お断りメールの書き方や注意点、テンプレートを紹介しました。
申し出を断るのは気が重いものですが、きちんとした書き方や表現を使えば、お断りの意思を相手の気分を害さずに伝えることができます。
そのために必須となる知識がクッション言葉や締めの文言。
不安な場合はテンプレートを活用するなどし、マナーに沿ったお断りメールを送ることができるようにしておきましょう。
実務上でも、先方の要望を断る機会は必ずあるかと思います。
今回習得した知識を活用し、自信の仕事に反映させてください。
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