仕事の優先順位のつけ方とは？できるビジネスマンに学ぼう
やらなければいけない仕事がたくさんあって、どこから手をつければいいかわからなくなってしまった、そんな経験がある人も多くいるでしょう。そんな時に仕事の優先順位がはっきりしていれば、スムーズに終わらせることができます。できるビジネスマンから優先順位のつけ方や複数の仕事を管理する方法を学んでみましょう。
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普段仕事をする上で重要なのが、仕事の優先順位を決めることです。それを決めることで効率的にタスクを片付けることができます。
今回は優先順位のつけ方を、具体例を交え解説していきます。
優先順位の原則
仕事の優先順位は、「重要度」「緊急性」に着目した次の4つの分類に分けられます。
- 重要で緊急性の高い仕事。
- 緊急ではないけれども、重要度が高い仕事。
- 重要度は低いけれども、緊急性が高い仕事。
- 重要度と緊急性が低い仕事
この中で1は、最も優先的に取り組む必要があり、4が一番優先順位が低いです。2と3は、「重要度」と「緊急性」どちらを優先するべきかによって、順番が変わります。「重要度」を優先する場合は1→2→3→4の順番に、「緊急性」を優先する場合は1→3→2→4の順番に取り組むと順序よく仕事を終わらせられます。
複数の仕事を管理する方法
複数の仕事を担当すると、やるべき仕事を忘れてしまうこともあるかもしれません。そこで、自分が取り組むべき仕事をすべて書き出したTODOリストを作り、上記の4項目に分類してみましょう。
そしてTODOリストは、自分が目につく壁に貼ったり、スケジュール帳に挟んだりして忘れないように自分でしっかりと管理しましょう。
優先順位付の例
例えば、自分が取り組むべき複数の仕事があるとします。その仕事を前述した4つの分類に仕分けします。
- お客様から今日中に結果が知りたいとお願いされている仕事
- 上司から1週間以内に完了するように指示されている仕事
- 同僚から3日以内に終わらせてほしいと頼まれている仕事
- 後輩から2週間後のプレゼン案件のやり方を教えてほしいと言われている仕事
この場合も、「重要度」を優先する場合は1→2→3→4の順番に、「緊急性」を優先する場合は1→3→2→4の順番に取り組むと効率的に仕事ができるのです。
まとめ
優先するべき仕事の順番がわからなくなったら、TODOリストを作り、前述した4つの分類に当てはめてみましょう。そして、「重要度」を優先すべきなのか「緊急性」を優先すべきなのかを考え、1→2→3→4の順番にするか、1→3→2→4と取り組むべきか、その都度臨機応変に対応しましょう。
そして、やるべき仕事を忘れないように、TODOリストを自分がよく目につく場所に貼ったりスケジュール帳に挟んだりして、しっかりと管理するように心がけることが重要です。
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