【例文あり】印象良く終わるのに重要な、退職メールの書き方の秘訣とは
さまざまな理由があって、退職するとき、社内の人に対して、どのようなメールを書けばよいかご存知ですか？今回は、印象良く退職できる、退職メールの書き方をレクチャーします。メールを送るタイミングや、書き方のNG例も徹底解説しています。
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退職のさいの印象は非常に重要です。その会社に不満があってやめたとしてもです。仮に同じ業界内での転職であれば、もしかしたら再び仕事をするパートナーになる可能性があるからです。
そうなったときに仕事のやりにくい関係であるのはよくありません。なので退職時にみんなに感謝される対応をするようにしましょう。
今回は良い印象で終わるための退職メールについて、例文を交えて紹介していきます。
退職挨拶メールを書く理由
退職挨拶メールを書く理由は2つあります。
- 後任を紹介し、スムーズに引き継ぎできることを伝えること
- 社内の人に対して、感謝の気持ちを伝えること
メールを送るタイミング
同僚や上司といった、会社内の人に対しては、最終勤務日に、勤務が終了してから全員に一斉に送るのが一般的です。
もし社内規定でメールを送るタイミングについて決められていたら、規定を優先しましょう。
書き方の例
各位 お疲れ様です。営業部の山田です。 このたび、一身上の都合で3月末に退社することになりました。 皆様には、いつもお世話になり、心より感謝しております。 私が担当しておりました開発プロジェクトは営業部の川島へ引き継いでおります。 今後、業務に関してのご連絡は、川島までお願い致します。 メールでのご挨拶になり、大変恐縮ですが、皆様の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 山田太郎
いつ退社するかを明確にし、会社の人への感謝の気持ちを伝えましょう。また、後任の人が誰か分かるように明記するのがポイントです。
書き方のNG例
各位 お疲れ様です。営業部の山田です。 このたび、転職活動が実を結び、○○株式会社に入社が決まりましたので、退社することに致しました。 私が担当しておりました開発プロジェクトは既に部下が引き継いでおります。 メールでのご挨拶になり、大変恐縮ですが、皆様の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 山田太郎
社内の人への感謝が伝わらず、事務的なメールになっているのがマイナスです。また、退社理由を詳しく書く必要はありません。引継ぎに関しても、「誰が引き継いだか」が明確にされておらず、会社の人が混乱してしまいます。
テンプレート
各位 お疲れ様です。お忙しい中、失礼致します。○○部の○○（自分の名前）です。 このたび、一身上の都合で○月末に退社することになりました。 皆様には、いつもお世話になり、心より感謝しております。 私の担当業務である○○は○○部の○○へ引き継いでおります。 今後、業務に関してのご連絡は、○○までお願い致します。 メールでのご挨拶になり、大変恐縮ですが、皆様の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○（自分の名前）
○○部分を、自分の状況に合わせて書き換えれば、OKです。
まとめ
退職するときには、社内の人に、退職日の業務終了後に一斉に退職メールを送りましょう。退職メールには、
- いつ退職するか
- 社内の人への感謝の気持ち
- 引継ぎした人の名前と業務内容
を明記すると完璧です。退職理由は細かく書く必要はないので、「一身上の都合」でOKです。
印象が良くなる退職メールを送れば、同僚や上司も、笑顔で送り出してくれるはずです。ポイントを押さえた退職メールを送るのが、社会人としてのマナーです。
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