【例文・テンプレートあり】ビジネスシーンでの基本！提案メールの書き方

どんな仕事に就いていても、社内外で提案をする機会はあると思います。

しかし、いざ提案をメールでする際に、ビジネスメールに沿った書き方を遵守して作成しなければ、相手に受け入れてもらえる提案にはならず、最悪、信用を失いかねません。

そこで、ここでは「提案メールが苦手だ」、「書き方を知らない」という人のために提案メールについて解説していきます。構成やポイントを守って作成するようにしましょう。

 

提案メール基本の構成とポイント

提案メールの目的は、提案した内容を受け入れてもらうことであり、そのためには現状の問題の指摘と提案によって期待できる効果・内容等を明確に示さなければなりません。

特に取引先への提案の場合は失礼のないように、誤認や不要な摩擦が生じないよう十分な注意のもと提案メールを送信しなければなりません。

提案メールの構成は、ビジネスメールのルールに則り以下のようになります。

社外（社内）の提案メールの構成

1）件名（提案の内容を明記）
2）先方の会社名・部署名・氏名（社内の場合は部署や役職名と氏名）
3）挨拶
4）自分の会社名と氏名（社内の場合は所属部署と氏名）
5）用件
6）本文（提案内容）
7）末文
8）署名

 

例文・テンプレート

件名：○○サイト制作案件に関する「レスポンシブWebデザイン」についてのご提案

株式会社○○　広報部
○○ ○○様

平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△と申します。

今回ご連絡させていただきましたのは、
先日打ち合わせさせていただいた「○○サイト」の制作案件につきまして
「レスポンシブWebデザイン」に関してご検討いただくためでございます。

「レスポンシブWebデザイン」とは、パソコンやタブレット端末、
スマートフォン等の各ウインドウサイズに合わせて自動的にWebサイトのデザインを最適化する技術でございます。

レスポンシブWebデザインではない従来のWebサイトでは、
最適に表示させるにはパソコンやスマートフォンの各デバイスごとにURLを設定してHTMLをデザインしなければならず、
設定をミスするとスマートフォン端末の画面上でパソコンサイズで表示される等の問題が起こりえます。

しかし、レスポンシブWebデザインにすると最適表示されるだけでなく、
共通のURLで対応できますのでSEO対策としても効果的でございます。

実際に導入いただいたお客様からのアンケートにより、
導入いただいたサイトへのアクセス数が導入前と比較して平均△△％増加していることが判明しております。

また各デバイスごとのデザインも変えることができ、
将来登場するデバイスにも対応可能でございます。

さらにパソコンとスマートフォン等で個別に運営管理する必要もございませんので、
運営コストも△△％削減できるかと存じます。

設計や構築の段階で工数が増えてしまいますので初期コストは△△％増加してしまいますが、
後の運営コストを考えますとレスポンシブWebデザインの方が費用対効果が優れているかと存じます。

僭越ながら、レスポンシブWebデザインに関する資料と費用対効果表を添付させていただきますので、
お手すきの際にご高覧頂き、ご検討をいただけますと幸甚にございます。

先にあげた構成に則り記載してあります。

構成を守ることでわかりやすいメールの文面を作ることが可能です。

また、それぞれ簡潔に且つ数字などを交えて具体性を出した記載をしています。こういった明確で根拠も読み取りやすい文面が提案の基本形といえるでしょう。

 

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書き方のNG例

提案メールにおいてのNG例も紹介していきます。提案メールを書いた際には必ず読み直して確認し、失礼のないように細心の注意を心がけましょう。

 

相手にとっての判断材料を明記しない

取引の提案等では、相手に興味を持ってもらうと同時に、判断できる材料・情報を示さなければなりません。

ただ単に「導入により運営コストの削減が可能です」と伝えるのではなく、例えば「運営コストの△△％削減が可能です」などの数字等を明記し、提案によって期待できる効果（メリット）を明記しましょう。

 

誤字・脱字・あまりの長文

当たり前のことですが、誤字や脱字はあってはなりません。特に先方の会社名や名前、商品名などに誤記があっては信用に関わります。構成にしたがって丁寧に作成しましょう。

また、長文すぎるのは読む意欲を失わせます。その場合は資料を添付するなどの対応で、提案メール自体は簡潔・的確な内容に心がけましょう。

 

まとめ

提案メールは相手に失礼がないことを前提として、提案によって期待できる効果を的確に伝えなければなりません。

そのためには、構成やポイントを押さえて読みやすく伝わりやすい下地も必要です。しっかりとした前提知識と準備をして、提案メールを作成しましょう。

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