【例文・テンプレートあり】早退する際に送るべきメールの書き方

体調不良や結婚式、私用などの用事で会社を早退しなければならないことは誰にでもあることです。

そのようなときには、どのようなメールを送ると謝意が伝わるのでしょうか。今回は早退メールの構成やポイント、例文などをまとめてみました。

 

早退メール基本の構成とポイント

早退にはさまざまな理由があります。まず、体調不良で早退したい場合は、上司に早退する旨の連絡をする必要があります。その場合はできるだけ具体的な状況を簡潔に伝えることを心がけましょう。また、どうしても行わなければならない仕事がある場合には、引継ぎをする内容を伝えることも大切です。

体調不良などの緊急を要する場合でなくても、早退をすることはできます。例えば、冠婚葬祭の場合には、日にちが決まった時点で上司にメールを送ることで早退を受理する場合が多いです。このときに、業務には支障がないことを伝えるとよいでしょう。

他にも、引っ越しや病院の付き添いなどの私用を理由にすることも問題はありませんが、上司の性格や会社の制度によっては受理されないこともあるようです。

 

例文・テンプレート

お疲れ様です。◎◎です。

昨晩より熱が出てしまい、本日の朝もあまり回復していない状態で出社をしておりました。
熱を測ったところ38度あり、風邪の可能性もあるため早退いたします。

また、本日作業予定だった資料作成は〇〇さんに別途連絡しております。
ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。よろしくお願いいたします。

体調不良による早退メールは、早退をする旨を懇願する文面で送ることがポイントです。

まず、出社する前から体調がよくなかったことを伝えましょう。その後に、どうしても行わなければならない仕事の引継ぎ内容を簡潔に伝えます。最後に、早退を謝罪する一言を添えてまとめるといいでしょう。できるだけ簡潔に、上司への謝意が伝わるような言葉使いで送信します。

 

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書き方のNG例

どうしても私用で早退したいときに「体調不良」を理由にすると、場合によっては診断書の提出を要求される場合があります。そのため、しっかりと本当の理由を伝えるか、嘘だとばれにくい理由を記述することがポイントです。

また、私用で早退したい場合に、業務に支障が出ると受理されにくくなります。そのため、早退したい日にちが決まったら、前もって業務には支障がないことを伝えるようにしましょう。

 

まとめ

今回は早退をするときのメールの送り方や例文を紹介しました。早退しなければならないことは誰にでもあることです。体調不良が理由の場合には、体調の状態を簡潔に伝えて、早退を懇願する文面を送りましょう。

冠婚葬祭や私用など、予め予定が分かっていることに関しては、事前に早退する内容を伝えておくことで問題なく受理されることが多いようです。その際に、業務に支障がないことを伝えることで早退がしやすくなります。

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