新規の取引や引き継ぎで役立つ！初めての相手に送る挨拶メールの書き方
初めての挨拶をメールで行うシーンはビジネスではよくあること。とはいえ、失礼のない文章で、今後も良好な関係を築くことができるメールをしていきたいものです。そんな、初めての挨拶メールの書き方を解説していきます。ぜひ、今後のメールに役立てください。
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新規の取引相手など、初めての相手に送るメールは自分の印象を大きく左右します。
マナーやルールをしっかり守った印象の良いメールを送って、相手の信頼を得られるようにしたいものです。
今回は初めての相手に送るビジネスメールでの挨拶の書き方を紹介します。
基本の構成
メールは基本的に「件名」「宛名」「本文【挨拶】【名乗り】【要旨】【詳細】【結びの挨拶】」「署名」で構成されます。
特に挨拶で重要なのは「件名」「本文」の部分になりますので、ここでは「件名」と「本文」それぞれに分けて気を付けるポイントを詳しく見ていきましょう。
メールの件名
初めての相手に送るビジネスメールは、その内容でその後の印象を左右してしまう重要なものです。
まずは一通、丁寧な挨拶メールを送るようにしましょう。相手に確実に目を通してもらうために気を付けるべきポイントは「件名」です。1日に数10通、多い人であれば100通以上のメールをチェックしなければなりません。
その中で、多くの人はメールの件名や送信者、用件を確認してチェックや対応する優先度を決定しています。一見して用件や送信者が分からないメールは、不審なメールと思われて開封すらされない可能性があります。件名には「用件」と「会社名」、「担当者名」を入れておくと良いでしょう。
メールの本文
メールの本文は長々と書かず、簡潔で分かりやすい内容になるよう心がけましょう。
敬語や「てにをは」などの使い方が間違っていては、せっかくのメールが台無しです。メールを送信する前に必ず内容を確認するのはもちろんのこと、間違いに気付いていない場合もありますので、同僚や先輩に目を通してもらうなどの対策をとりましょう。
挨拶の例文
新規取引先の場合
件名：【○○サービスのご提案】○○株式会社：□□ 初めてメールをお送りします。 このたび、○○株式会社 △△様よりご紹介いただきご連絡いたしました。 ○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。 △△様より、弊社で取り扱っております□□につきまして ○○様が導入をご検討されているとお伺いしております。 よろしければ、貴社のご状況をお聞きしながら、 最適なサービスの詳細や導入メリットなどをご説明する機会を頂戴できれば幸いです。 早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか？
前任からの引き継ぎの場合
件名：【新任のご挨拶】○○株式会社：□□ 平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 ○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。 このたび、前任の△△に代わり貴社の担当をさせていただくことになりましたため ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。 不慣れな部分も多々あり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早く貴社のお役に立てるよう努めます。 本来であれば直接伺うべきところですが、まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。 改めて、前任の△△とお伺いするお時間を頂戴できれば幸いでございます。
些細な違いですが、タイミングに応じてしっかり書き分けていくことが重要です。
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書き方のNG例
- 「件名：初めまして」
一見して用件や送信者が分からない件名のメールは、迷惑メールやスパムメールと勘違いされて開封されない可能性があります。必ず用件を件名に明記して、メールの意図を伝えましょう。
- 「○○社の□□と申します。お世話になっております。」
「お世話になっております」というフレーズはメール等でありがちです。初めての挨拶メールを送る相手は、面識のない人やお世話になったことのない人ですので本来使えません。 ただ、会社としてお世話になっている場合であれば、このフレーズを使ってもかまいません。
まとめ
ビジネスメールの書き方を紹介してきました。初めての相手に挨拶メールを送る場合は、件名に気をつかって相手の警戒心を解くことが大切です。
定型の挨拶だけでも十分ですが、相手の状況も理解したうえで気持ちが伝わる挨拶メールを送るようにしましょう。
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