【今さら聞けない！】異動挨拶メールの正しい書き方とサンプル
異動の挨拶メールの書き方についてサンプル・例文をもとに紹介しています。社内での異動が決まったらお世話になった人に挨拶メールを送るのが礼儀です。件名やメールの内容について詳しく紹介しているので、送る際に参考にしてみてください。
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異動が決まったら、関係各所への挨拶が欠かせません。
直接訪問して挨拶と引き継ぎができればいいですが、昨今はメールで挨拶を済ませることも増えています。
どのような文面の挨拶メールを送ればいいのか、送るタイミングはいつかなど、例文を交えてみていきましょう。
今回は、異動が決まった際の挨拶メールの書き方を勉強してみましょう。
メールには、具体的にはどのような内容を入れればいいんでしょうか？
相手の方への感謝の気持ちに加え、情報として「異動が行われる日時」「新しい配属先」「後任者の連絡先」などがあるといいですね。実際の手順を見ていきましょう。
はい！
異動挨拶メールのタイミング
会社にもよりますが、 人事異動の情報は内々示が出ても解禁されるまでは口外できないケースが多いものです。
そのため、異動の挨拶メールを送るタイミングは、社内の規定なども踏まえて上司に相談して決めるのがいいでしょう。
取引先などへの挨拶は、まず直接、異動の挨拶をしに伺う方がいい場合もあります。直接挨拶をした取引先には、引き継ぎが終わったあとのタイミングで、改めてメールで挨拶をしましょう。
件名は一読して伝わるものに
メールでおろそかにしてしまいがちなのが件名です。
件名は、メールで一番はじめに目に入る部分ですので、取引先などへ送る挨拶メールは、件名も丁寧な言葉で作りましょう。
【例】
- 人事異動に伴う業務引継ぎのお知らせ
- 人事異動のご報告
一読して用件が伝わる件名にすることも大切です。
大事な報告ですので、まずは異動であることがしっかり伝わるようにしましょう。
連絡のタイミングは、職場によって対応するのが基本ですね。
次に、メール本文のサンプルを見てみましょう。
【例文】異動挨拶のメールサンプル
件名：人事異動のご報告と御礼
株式会社◯◯ ◯◯様 いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の鈴木でございます。 私事ですが、4月1日付で◯◯部へ異動することとなりましたので、ご報告申しあげます。 着任以来◯◯様にはご迷惑をお掛けすることばかりでしたが、 いつも寛大なお心で接していただき心より感謝しております。 異動先でも新たな気持ちで励んで参ります。 私の業務は◯月より後任者の◯◯へ引き継ぐこととなりました。 万全の引き継ぎをいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。 後任担当者：◯◯部◯◯課 〇〇花子 メール：◯◯＠◯◯ 電話：123-456-7890 ◯◯様の今後のご活躍を、祈念しております。 本来ならばお伺いすべきところ、メールにて恐縮ですが、ご挨拶といたします。 ◯◯株式会社 田中◯◯ TEL：012-345-6789
必要な情報を漏れなく盛り込む
異動の挨拶文は、丁寧にお世話になったことへの感謝やお礼を伝えることも大切ですが、異動の内容や後任者の情報をしっかりと盛り込むことも大事です。
- 異動の日付
- 新しい配属先
- 後任者の名前・連絡先
- 引き継ぎの日付
- 異動後の連絡先
これらの情報をきちんと記して、相手に今後のことがわかるようにしましょう。
まとめ
挨拶メールは異動が決まってすぐに送るのではなく、社内規則や慣例などを踏まえて上司と決めましょう。
件名や文面は丁寧に、感謝の気持ちと必要な情報を盛り込んだものにすることが大切です。
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メール内で必要になる情報を、あらかじめ箇条書きにしておくのもいいと思います。
確かに、いきなり書き始めるよりその方がやりやすそうです。
異動はそれ自体が忙しく大変ですので、このような連絡はスムーズにできるように前もって心がけておきましょう。
分かりました。ありがとうございます！
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