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【例文・テンプレートあり】基本のビジネス文書をマスターしよう:請求書の書き方

実際に提供したサービスや商品などの利用料などの支払いを求める請求書。会社ごとに概ねフォーマットはあるはずですが、書き方を理解し漏れのない書類を作れることは重要なビジネススキルです。そんな請求書の書き方を紹介しますので参考にしてみてください。

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今回はビジネス文書の基本である請求書の書き方をテンプレートを交えて紹介します。パソコンが普及した現在、ワンクリックで請求書を発行している企業も多いと思いますが、初心に立ち返り、手作業での請求書の書き方をマスターしましょう。いざと言うときに、きっと役に立ちます。

もちろん、中小企業やスモールビジネスの場合、まだまだ手作業で請求書を作成している企業も多く存在します。この記事を読んで正しい請求書の書き方を身に着けてください。

 

請求書とは

請求書とは、商品やサービスの提供を行った際に、金銭の請求をするために用いるビジネス文書です。企業間の取引においては、必ずと言っていいほど、請求書のやり取りが行われていますし、個人間のやり取りでも、請求書が必要になるケースは多く存在します。請求書には様々なルールがありますので、基本を押さえておかないと、正しい請求書を発行することができません。まずは、請求書の基本的な構成をしっかりと覚えましょう。

 

請求書の基本構成

請求書は、主に下記の事項で構成されています。

1.請求先名 (御中を利用する 例:〇〇株式会社 御中)
2.請求者名 (代表者もしくは担当者の氏名と役職)
3.請求者の住所や電話番号、FAX番号など
4.発行日
5.請求書番号
6.品名
7.請求金額
8.支払方法(振り込みの場合は口座情報や振込手数料の取り扱い方法)
9.支払期限
10.その他

請求者名や、請求者の住所、電話番号などは、あらかじめ用意したスタンプを捺印しても問題ありません。企業に対して請求書を送付する場合、宛先は「様」ではなく「御中」を利用するのが一般的です。間違いやすい箇所ですので注意してください。

続いて、実際に請求書を書くときに例文を紹介します。

 

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例文


請求書番号:000000000
株式会社 〇〇 御中 (個人あての場合は△△ □□ 様)

平成〇〇年〇月〇日
株式会社 △△ (社印)
住所 〇〇県△△市□□1-1-1
氏名 〇〇 □□
役職 代表取締役
電話 〇〇〇-△△△-□□□□
FAX 〇〇〇-△△△-□□□□
(個人の場合は請求日、氏名、住所、電話、FAX番号のみで可)

御請求書

拝啓
〇〇の候、貴社におかれましては益々ご盛業のこととお慶び申し上げます。
平素、大変お世話になっております。

さて、先般、ご利用いただきました〇〇について、下記の通りご請求いたします。お支払いのほど宜しくお願い致します。

本件に関してご不明がある際は、〇〇宛にお問い合わせください。

敬具

〇〇サービス利用(1か月) ¥24,000-
メールサポート利用料 @2 ¥8,000-
出張サポート利用料 ¥18,000-
ご請求金額合計:¥50,000-
(品名、金額、数量等を上記のように記載します。項目が多い場合は別紙参照としても問題ありません。)

お支払期限 平成〇年〇月〇日
お支払方法 下記の銀行口座へ振り込み
〇〇銀行△△支店
普通〇〇〇〇〇〇〇〇
口座名義 〇〇 □□
※お振込み手数料はご負担願います。

以上

 

書き方のNG例

続いて、請求書を書く際に注意したいポイントを紹介します。下記を意識しないと、相手先に悪い印象を持たれてしまう可能性がありますので、十分に注意してください。

  • 宛先は事前に確認する
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会社名だけでなく、部署名や担当者名が必要になるケースも多くあります。請求書の宛先は事前にしっかりと確認しましょう。

  • 企業宛に請求書を送る際は「御中」を利用する

個人宛の場合は「様」を利用します。なお「御中」と「様」は併用しません。企業宛の請求書で担当者名まで明記する場合「御中」は不要です。

(例)〇〇株式会社 営業部 △△ □□ 様

  • 請求書番号を記載する

必須ではありませんが、請求の管理が容易になります。可能であれば請求書に通し番号を記載し管理するようにしましょう。

  • 請求書発行日に注意する

一般的に企業に請求書を送付する場合、発行日は支払期日になります。個人宛に請求書を送付する場合は、請求書の作成日を発行日とします。

  • 振込手数料の取り扱いを明記する

記載が無い場合、受取人の負担となります(請求金額から振込手数料が引かれた金額が支払われる)。手数料を負担してもらいたい場合は必ず記述するようにしましょう。

 

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まとめ

今回はビジネス文書の基本である請求書の書き方を紹介しました。請求書の基本や、書き方をお分かりいただけたと思います。独特な決まりごとが多い請求書ですが、基本さえ押さえてしまえば、意外と簡単です。パソコンで自動的に請求書を発行できる時代ですが、基本的なルールやフォーマットを知っておくことに損はありません。ぜひ、皆さん就職活動や転職活動、そしてビジネスに役立ててください。

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