【テンプレあり】催促状の正しい書き方のポイントを、例文と併せて解説
公共料金や利用したサービスの支払いは期日がそれぞれ定められています。その期日を守らなかった場合に、支払いを促す文書・催促状。顧客や取引先で、支払いが滞っている場合は、催促状を自分で作成する必要があります。 今回は催促状の書き方とテンプレート、そして督促状との違いを紹介します。 会社にとって、顧客から支払われるべき料金を回収できないのは死活問題。催促状の書き方を知っていれば、万が一支払いが滞った場合に、速やかに催促状を送付することができます。催促状に必要な事項を確認して、正確な文書を作成しましょう。
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ビジネス上の取引で度々トラブルとなるのが料金の未払いについて。さまざまな理由はあるかもしれませんが、全く報告や相談なく未払いというのは許せないことです。
そういったケースには催促状を送ることが重要です。今回は催促状の書き方を具体例を交え解説していきます。
催促状とは
催促状とは、期日が過ぎている料金の支払いや書類の提出を促す文書のことです。取引先や顧客から、利用したサービスの料金、売掛金、賃料などが期日までに支払われなかった場合に作成する必要があります。
同様のものでよく見られるのが、督促状。こちらも速やかな支払いを求めるもので、催促状と意味合いは同じです。段階として、催促状での求めに応じられなかった場合に督促状を発行するため注意しましょう。
その後、督促状の求めにも応じられなかった場合に、法的な手段をとることが可能になるため、督促状の方がより強制力が強い文書と言えます。
催促状の見本構成
催促状を作成する場合は記載する必要がある項目があります。7つのポイントに分けて解説します。
- 宛先
催促状を送付する相手の会社名、役職、氏名などを記載します。 - 発行日、差出人、担当者
催促状を発行した日、差出人の会社名、役職、氏名を記載します。 - 表題本
表題に「催促状」と書くのは避けましょう。この段階では「支払いのお願い」と記載し、やわらかいニュアンスで記載しましょう。 - 本文
本文の書き方も、表題と同じく支払いをお願いする体裁をとります。相手の顧客や取引先と今後も関係が続く可能性を考えて文章を考えましょう。 - ご利用内容
金額と、この支払いの取引内容を明記します。
最後に、催促状を発送した後に支払いが完了した、などの入れ違いが起こった場合の謝罪の文章を記載します。 - 振込先
相手が受け取った時に、スムーズに支払いができるように振込先も記載しましょう。 - 入れ違いだった場合の謝罪の文言
書き方の例
催促状を作成する時に気を付けたいのが、支払いを強く催促する文章は書かないという点です。
顧客や取引先に求めるのは料金の支払いですが、今後も関係性を維持していくというスタンスをとらなければなりません。そのため、支払いが遅れている事実や金額、利用明細などは明確にしつつ、相手の事情を思いやった文章にし
ましょう。そうすることで、支払いが終わった後も取引きや関係を良好に保つことができます。
企業向けのテンプレート
催促状を送る相手が企業だった場合のテンプレートです。
○○株式会社御中 平成○○年〇月〇日 〇〇株式会社〇〇支店○○部 〇〇〇〇（氏名） お支払いのお願い（中央） 拝啓 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より、弊社のサービスをご利用くださいましてありがとうございます。 さて、このたびの〇月ご利用分につきまして、本日時点でご入金の確認ができておりません。何らかの手違いかとは存じますが、念のためご確認の上、至急お支払いいただきますようお願い申し上げます。 敬具 記 ［ご利用内容］ 1．ご利用期間 平成○○年〇月〇日～〇月×日 2．ご利用サービス ○○プラン 3．ご利用金額 250,000円 4．お支払い期限 平成○○年〇月〇日 ［お振込先］ □□銀行○○支店 普通0123456 〇〇株式会社 なお、本状は平成○○年〇月〇日現在のデータをもとに作成しております。万が一、本状と行き違いでご対応済みの際はお許しください。本件に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。 以上 ××株式会社××支店○○部 TEL123-456-789（平日10時～19時）
個人向けのテンプレート
〇〇〇〇様（左詰め） 平成〇〇年〇月〇日 〇〇株式会社支店〇〇部〇〇 △△△△（右詰め） 商品代金のお支払いについて（中央） 拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より、弊社のサービスをご利用くださいましてありがとうございます。 さて、この度ご購入いただきました下記商品について、本日時点でご入金の確認ができておりません。何らかの手違いかとは存じますが、念のためご確認の上、至急下記の口座にお振込みいただきますようお願い申し上げます。 敬具 記（中央） ［ご利用内容］ 1．商品名 〇〇〇〇 2．商品代金 5,000円 3．お支払い期限 平成〇〇年〇月〇日 ［お振込先］ 〇〇銀行〇〇支店 普通0123456 〇〇株式会社 なお、本状は平成○○年〇月〇日現在のデータをもとに作成しております。万が一、本状と行き違いでお振込みいただきました場合はお許しください。本件に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。 以上 〇〇株式会社〇〇支店〇〇部 TEL123-456-789（平日10時～19時）
まとめ
催促状は、顧客や取引先からの支払いが滞った場合に必要になってきます。
万が一、支払いが滞った場合は自分でも作成できるようにしておきましょう。
催促状を作成する際のポイントは、
・相手に支払いを促しつつ、関係性を保つ文章にする
・支払い金額、明細などの情報を正確に記載する
この二つです。催促状は督促状ではないため、強い表現は避けつつ、支払いを促す文言を選ぶことが大切です。
ポイントを抑え、催促状を作成し、速やかな支払いの完了を促しましょう。
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