基本をおさえよう！ビジネスメールの「書き出し」とは

ビジネスメールの「書き出し」には、相手や状況によって使い分けが必要になってくるケースがあります。

失礼があってはなりませんし、書き出し次第で相手が受けとる印象派大きく変わってしまいます。

そこで、ここではビジネスメールの「書き出し」について「基本」と「初めての相手」、「返信の場合」を説明していきます。

 

基本の例

定型ともいえる基本となる書き出しが存在します。

ビジネスでの相手ですので状況などで異なってきますが、基本の書き出しは覚えておいて損はありません。当りさわりのない、失礼のない書き出しとしてチェックしてください。

【仕事相手先（通常）】

• いつもお世話になっております。
• いつも大変お世話になっております。
• 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
• 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ますますご健勝(活躍)のことと存じます。
• いつもお引き立ていただき､ありがとうございます。
• 先日はお世話さまでした。
• 平素よりなにかとお心にかけていただき、まことにありがたく存じます。

【しばらく合っていない相手先】

• ご無沙汰しております。
• ご無沙汰ばかりで申し訳ありません。
• ご無沙汰しておりますが、お変わりなくお過ごしのことと存じます。

【相手先に連絡した理由を伝える】

• ○○様よりメールアドレスを教えていただき、連絡いたしております。
• ○○様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。

【電話でやりとりをした相手先】

• 先ほどはお電話にて失礼いたしました。
• 先ほどはお電話をありがとうございました。
• ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします。（不在時）

 

初めての相手の場合

初めてビジネスメールを送る際は、相手先に「初めて」という旨がはっきりと伝わることが重要。

相手に「初めての人」とわかってもらえる丁寧な書き出しが、好印象を与えます。それには、「はじめまして」と書き出しをするわけですが、この書き出しには警戒心を解くという働きもあります。

知らない人物からいきなりビジネスの話をされても不審・不安に思います。初めてメールを送る場合は、特に注意して送信しましょう。

• はじめまして、○○会社○○部の○○です。
• はじめてご連絡いたします。○○会社で○○を担当しております○○と申します。
• 突然のご連絡失礼いたします。
• お世話になっております。

初めての場合は、相手先との距離感を考慮して丁寧に対応するように心がけましょう。最初の印象が重要です。

 

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返信の場合

数日前に送った仕事相手先など、メールに対しての返信の場合は次のようなものがあります。こちらも基本ですので、ビジネスシーンで利用できるように覚えましょう。

• 先日は、お付き合い下さり、誠にありがとうございました。
• 過日は、たいへんお世話になり感謝いたしております。
• さっそくお返事をいただき、うれしく思います。
• ご多忙のところ早速メールをいただき、とてもうれしく存じました。
• お気持ちの大変こもったメール、うれしく拝読いたしました。

 

まとめ

ビジネスメールの書き出しは、基本を覚えることでどんな状況でも対応することができます。

初めての場合でも返信の場合でも、礼を欠くような書き出しではビジネスシーンでは信用を失います。基本をマスターしてスムーズに対応できるようにしましょう。

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