電話は3コール以内に取る?その理由と電話応対の基礎を覚えよう

電話応対はオフィスワークでは、頻繁に発生する業務の一つといえるでしょう。業務研修などで電話は3コール以内に取るように上司に指導されたことはありませんか?今回はなぜ3コール以内に取るべきなのかという理由について、また電話応対の基本フレーズについても紹介します。

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電話は3コール以内に取れ、と職場で言われた経験はありませんか?これは別に社会人になってからに限らず学生時代のバイトなんかでもそうではないでしょうか?

それではなぜ3コールなのでしょうか?その理由と3コール以内に取れなかった場合の対応について解説しています。

 

電話を3コール以内に取る理由


電話のコール音は1回で約3秒間と言われています。そのため、3コールだと約10秒近い時間、電話を繋がるのを待っているということになります。

実際のところ10秒間という時間は結構長いものです。特にビジネスの現場では、取引先を待たせてしまうなど悪い印象を与えかねません。待たされているという感覚はフラストレーションを生みます。

例えば、クレームの電話だったとすれば、どうでしょうか。お客様の怒りを増大させてしまうことかもしれません。また商品購入の問い合わせだった場合はどうでしょうか。せっかく買う気になっているのに電話が繋がらないと感じ、電話を切って他社に問い合わせをしてしまうケースも考えられます。

お客様への印象を良くすること、ビジネスチャンスを逃さないという意味で電話を3コール以内に取るというのは非常に大切なことなのです。

 

電話応対の基本フレーズ

電話を取るときにはある程度、自分でフレーズを作っておくと良いです。「お電話ありがとうございます。◯◯商事の△△です。」など、まずは会社名と必要であれば名前を名乗るようにします。

そうすると相手が名前や要件を話し始めますので、必ずメモを取るようにしてください。

もし聞き逃したり、聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」などと聞き返すようにしましょう。

また電波が悪かったり、騒音などで電話が聞き取れない場合は「電話が遠い」という言葉を使うのがビジネスの場では一般的です。

 

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3コール以内に取れなかった場合


もしも電話を3コール以内に取れなかった場合は、「お電話ありがとうざいます」の代わりに「お待たせいたしまして申し訳ございません。」などと謝罪を入れると良いでしょう。

特にクレームの電話などの際にはかなり有効なのでカスタマーセンターなどに勤めている人、これから勤めたいと思っている人にとっては覚えておいても損はありません。

 

まとめ

電話を3コール以内に取るべき理由は、お客様への印象を良くするため、そしてビジネスチャンスを逃さないためです。

近年ではSNSなどを中心としたにテキスト文化が主流になってきているので電話をするのが苦手だと感じる人も多いようです。そのため、3コール以内に電話を取りたがらない社員も多くいます。

しかし率先して誰よりも早く電話を取ることで、周りからの評価もされるので怖がらずに積極的に電話を取ってみましょう。

 

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