【仕事で使える！】Excel(エクセル)ファイルにパスワードを設定する方法
PC初心者向けに、Excel(エクセル)ファイルのパスワードの設定方法を解説。パスワードの設定方法だけでなく、パスワードが設定されたExcelファイルを開く方法、パスワード設定を解除する方法なども紹介。画像付きでわかりやすく解説しています。
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Excel(エクセル)には、「ブックの保護」という機能があります。
・自分が作ったファイルを、第三者に見られたくない。
・第三者に見られてもいいけど、編集されたくない。
など、様々なケースが考えられますが、そういったときのために、ブックの保護機能を使用します。
そこで今回は、Excel2010 を例にして、「ブックの保護機能」について執筆しています。簡単ですので、ぜひ覚えてください。
目次
- ブックの保護機能とは
- 新規 Excelファイルにパスワードを設定する方法
- 既存 Excelファイルにパスワードを設定する方法
- パスワードを設定した Excelファイルを開く方法
- Excelファイルのパスワードを解除する方法
- 読み取り専用でファイルを開くことを推奨する方法
ブックの保護機能とは
Excel には、2種類の保護機能の設定方法があります。
「読み取り専用パスワード」と「書き込み専用パスワード」です。
「読み取り専用パスワード」を設定している場合
第三者は、パスワードを入れない限り、ファイルを開くことさえできません。
「書き込み専用パスワード」を設定している場合
第三者は、ファイルは開けるが、ファイルの中身を編集・更新・保存することができません。いわゆる、読み取り専用の状態です。
保護設定をする場合、どちらか一方だけでもかまいませんし、両方を設定してもかまいません。
大切なのは、「どこまで保護したいのか？」ということです。
新規 Excelファイルにパスワードを設定する方法
STEP1
パスワードを設定したいファイルを開きます。
STEP2
[ファイル]タブをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。
STEP3
[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。
保存したい場所を選択・確認し、保存するファイル名を確認します。
そして、画面下部の[ツール]をクリックし、[全般オプション]をクリックします。
STEP4
[全般オプション]ダイアログボックスが表示されます。
[読み取りパスワード]入力ボックスと[書き込みパスワード]入力ボックスのそれぞれに、任意のパスワードを入力して、[OK]をクリックします。
※パスワードを忘れると、二度と開けなくなる可能性もありますので、しっかりと覚えておきましょう。
※ここでは両方共に設定する方法ですが、どちらか一方だけでもかまいません。
STEP5
[パスワードの確認]ダイアログボックスが表示されます。
設定したパスワードを再度入力して、[OK]をクリックします。
※ここでは、読み取りパスワードの確認です。
STEP6
再度、[パスワードの確認]ダイアログボックスが表示されます。
設定したパスワードを再度入力して、[OK]をクリックします。
※ここでは、書込みパスワードの確認です。
STEP7
[保存]をクリックします。
念のため、再度ファイルを開き、きちんとパスワード設定がされているかを確認しましょう。
既存 Excelファイルにパスワードを設定する方法
STEP1
「新規 Excelファイルにパスワードを設定する方法」の STEP1〜6 と同様です。
STEP2
保存時に既にファイルがありますから、保存時に「上書きしますか？」と聞いてきます。
[はい]をクリックして、そのまま保存してください。
念のため、再度ファイルを開き、きちんとパスワード設定がされているかを確認しましょう。
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パスワードを設定した Excelファイルを開く方法
STEP1
両方のパスワードが設定されている場合、まず読み取り専用パスワードを聞いてきます。
パスワードボックスに、設定したパスワードを入力して、[OK]をクリックします。
STEP2
次に、書き込み専用パスワードを聞いてきます。
パスワードボックスに、設定したパスワードを入力して、「OK」をクリックします。
※入力したパスワードが間違っていると、「入力したパスワードが間違っています。」と表示されます。
[OK]をクリックして、再度ファイルを開いて、正しいパスワードを入力してください。
Excelファイルのパスワードを解除する方法
STEP1
パスワードを解除したいファイルを開きます。
STEP2
[ファイル]タブをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。
STEP3
[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。
保存したい場所を選択・確認し、保存するファイル名を確認します。
そして、画面下部の[ツール]をクリックし、[全般オプション]をクリックします。
STEP4
[全般オプション]ダイアログボックスが表示されます。
[読み取りパスワード]入力ボックスと[書き込みパスワード]ボックスにある、パスワードを消します。
※ここでは両方共に解除する方法ですが、どちらか一方だけでもかまいません
STEP5
[保存]をクリックします。
既にファイルがありますから、保存時に「上書きしますか？」と聞いてきます。
[はい]をクリックして、そのまま保存してください。
念のため、再度パスワードを入力せずにファイルが開くことができるかを確認しましょう。
読み取り専用でファイルを開くことを推奨する方法
パスワードの設定画面で、[読み取り専用を推奨する]のチェックボックスがあります
これは、保護機能ではありません。
ブックを開くときに読み取り専用で開くことを推奨するメッセージを表示する機能です。
チェックボックスにチェックを入れて、保存します。
次回、ファイルを開く際に、「読み取り専用で開きますか？」と聞いてきます。
[はい]を選択した場合、読み取り専用として、ファイルは開かれます。
しかしこのとき、[いいえ]を選択すると、編集可能なファイルとして開かれます。
今回の記事は以上です。
仕事をしていると、関係者以外に閲覧されてはいけないドキュメントを扱うことがあります。
そういうときにはぜひ、この記事を読みながら、パスワードを設定してみてください。
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