【無料版OK】ChatGPTでメール作成を効率化！step by stepガイド
ChatGPTを活用してプロフェッショナルなメールを簡単に作成する方法を紹介します。役割設定、出力形式の指定、具体的な条件提示など、ステップバイステップで効率的なメール作成のコツを解説。ビジネスコミュニケーションの質を向上させ、業務効率を大幅に改善しましょう。
テックアカデミーマガジンは受講者数No.1のプログラミングスクール「テックアカデミー」が運営。初心者向けにプロが解説した記事を公開中。現役エンジニアの方はこちらをご覧ください。 ※ アンケートモニター提供元：GMOリサーチ株式会社 調査期間：2021年8月12日～8月16日 調査対象：2020年8月以降にプログラミングスクールを受講した18～80歳の男女1,000名 調査手法：インターネット調査
この記事を書いた人
テックアカデミーマガジン編集部
ビジネスの世界では、効果的なコミュニケーションが成功の鍵を握ります。特にメールは、重要な情報のやり取りや関係構築に欠かせないツールですよね。
ChatGPTの力を借りて効率化したいです！
本記事では、LINEヤフーテックアカデミーの『はじめてのChatGPTコース』の内容を参考にして、ChatGPTを使ってメールを効率化する方法を解説します。
よろしくお願いします！
ChatGPTを使ったメール作成の基本ステップ
明確な指示を与える：ChatGPTに対して、メールの目的、宛先、主要なポイントなどを明確に伝えます。
役割の設定：特定の立場や役割を指定することで、より適切な文面を生成できます。
出力形式の指定：ビジネスメールなど、特定のスタイルを指定します。
具体的な条件の提示：伝えたい内容や重要なポイントを箇条書きで列挙します。
これらのステップを踏まえ、以下のようなプロンプトを使用することで、プロフェッショナルなメールを作成できます。
あなたは「株式会社Aの経理担当の髙橋」さんです。
以下の条件をもとに、最高に丁寧なビジネスメールを書いてください。
# 条件:
- 宛先はB株式会社の吉田 太郎さん
- 先月の売上代金が未だ入金されていない
- 1週間以内に入金して欲しい
- 売上代金は1,000万円このプロンプトの特徴と利点を解説します：
役割の明確化：「株式会社Aの経理担当の髙橋」という具体的な役割を設定することで、適切な立場からのメール作成が可能になります。
出力形式の指定：「最高に丁寧なビジネスメール」と指定することで、フォーマルで丁寧な文面が生成されます。
条件の明確な提示：箇条書きで重要な情報を列挙することで、ChatGPTが必要な情報を漏れなく含めたメールを作成できます。
マークダウン形式の使用：見やすく構造化された指示を与えることで、ChatGPTがより正確に情報を理解し処理できます。
このようなプロンプトを使用することで、ChatGPTは状況に応じた適切な言葉遣いや構成で、プロフェッショナルなメールを作成します。例えば、入金の督促という微妙な内容でも、丁寧かつ明確な文面で相手に伝えることができます。
ChatGPTを活用したメール作成の利点
時間の節約：複雑な内容のメールでも、短時間で下書きを作成できます。
一貫性の維持：同様のプロンプトを使用することで、常に一定の品質のメールを作成できます。
語彙の拡大：ChatGPTが提案する表現を学ぶことで、自身の文章力も向上します。
柔軟な対応：状況や相手に応じて、プロンプトを微調整することで、最適なメールを作成できます。
[PR] 最短2日でChatGPTが頼れる相棒に！LINEヤフー主催のAI講座
注意点と改善のためのヒント
ChatGPTを活用する際は、以下の点に注意しましょう：
生成された文章の確認：必ず内容を確認し、必要に応じて修正を加えます。
個人情報の取り扱い：機密情報や個人情報を含むプロンプトは避けましょう。
トーンの調整：必要に応じて、よりフォーマルまたはカジュアルなトーンを指定します。
具体的な指示：「簡潔に」「詳細に」など、文章の長さや詳細度に関する指示を加えると、より意図に沿った文章が生成されます。
ChatGPTを活用したメール作成は、無料版でも十分に実行可能です。基本的な機能を使いこなすことで、プロフェッショナルで効果的なメールコミュニケーションを実現できます。
ビジネスの現場でChatGPTを活用することで、コミュニケーションの質を向上させ、業務効率を大幅に改善することができます。日々の練習と経験を重ねることで、より洗練されたメール作成スキルを身につけることができるでしょう。
生成AIの実務活用で悩んでいる方へ
ゆかりちゃん、ChatGPTを開いて固まっちゃってどうしたの？
あ、田島メンター！実はイマイチ生成AIがうまく使えないんですよね。周りに聞きたくても知ってる人は少ないし、知ってる人はレベルが高すぎて聞きづらいというか、、、
たしかに、なんだか孤独に感じるよね。
実はゆかりちゃんのような、
- ChatGPTを業務に取り入れてみたものの、思うような結果が得られない。
- ビジネスでの活用に限界を感じている。
- どんな使い方ができるのかわからない
という人にピッタリの生成AI講座があります。
それが、LINEヤフーテックアカデミー『はじめてのChatGPTコース』。
日本の大手IT企業、LINEヤフーが運営する講座です。
LINEヤフーがChatGPTの講座を開いているんですね！知らなかったです。ちなみに、どんなコースなんですか？
『はじめてのChatGPTコース』は、以下のような特徴のあるコースです。
- 主催のLINEヤフーで使われているChatGPTノウハウをぎゅっと濃縮して学べる
- 仕事に活用することに全集中したカリキュラム構成
- プロの生成AIエンジニアのコンサルティングを受けられる
さすがラインヤフー、しっかりしていそう！生成AIエンジニアのコンサルを受けれたら、ピンポイントで自分の仕事で活用するための相談ができそうですね！ありがたい、、！
そうだね。ChatGPTが仕事で活用できると、
- 残業を減らして家族との時間を増やす
- 浮いた時間で結果につながる仕事に取り組む
- スピーディな対応や顧客理解でクライアントからの信頼を得られる
など、ポジティブな変化が盛りだくさんです。
見るのはタダなので、30秒だけでもサイトを覗いてみてください。損はしません。
仕事終わりに友達と会ったり、韓ドラを見たり、将来のための勉強や副業もしたいので見てみます！ひとまず30秒だけ！
