精度の高いAIアシスタント『NotebookLM』とは？使い方・活用法・機密情報について

本記事は、NotebookLM（ノートブックエルエム）について、テックアカデミーや国立大学で講師を勤める現役の生成AI専門家からの知見をベースにテックアカデミーマガジン編集部がご紹介します。

 

早く分は一見にしかず、まずNotebookLMで何ができそうかを30秒の動画でざっくり把握しましょう。

今日の残業を少しでも減らしたい人は今すぐNotebookLMを使ってみて。こんなふうに資料を読み込ませるとその内容について教えてくれる。要約もできるから、もう調査レポートとか議事録をまとめるのにうんうん迷うあの世界一焦る時間がなくなりそう。ちなみに提供してるのはGoogleだから、Pixel9に入ると… pic.twitter.com/3FbFjuz961

— GAIナレッジベース from テックアカデミー (@gaikbase) August 26, 2024

 

結論から言うと、生産性と成果の向上を目指すビジネスパーソンやチームにとって、NotebookLM（ノートブックエルエム）は強力な味方となります。

今回は、NotebookLMを業務で活用できる具体的な方法をご紹介します。

特に、他職種でも応用しやすく、労働人口の多い営業（セールス）職にフォーカスして解説します。

他の職種でもすぐにイメージできる点が多くあるので、マーケティング・人事・経営企画などの職種の方もぜひご参考ください。

最後まで読んだ後のあなたの姿：

• NotebookLMの自分の業務における使い方、活用事例がイメージできる
• NotebookLMを自分で使えるようになる
• NotebookLMを使う際の注意点、リスクを理解して人に説明できる

 

NotebookLMとは

NotebookLMは、Googleが提供する生成AIを活用したツールです。

ユーザーがアップロードした文書や資料を元に情報を検索し、回答を生成してくれます。

NotebookLMはアップロードされた資料を活用できるため、業務に特化したナレッジベースを構築できます。

NotebookLMの公式サイトはこちら：https://notebooklm.google.com/

※2024年8月13日時点では、法人用のGoogleアカウントは管理者の許諾が必要です。個人のGoogleアカウントであればすぐに利用できます。

 

NotebookLMの特徴

NotebookLMの特徴を、下記の順に説明していきます。

• NotebookLMの活用メリット
• アップロードできるファイル・データの種類
• アップロードしたファイル・データの活用方法、ユースケース
• ChatGPT、GeminiとNotebookLMの違い
• なぜNotebookLMの回答は正確なのか

NotebookLMの活用メリット

NotebookLMの活用メリットは以下の通りです：

1. 情報の効率的な管理ができる: 製品資料や市場調査レポート、メモ書き、議事録など、あらゆる文書をアップロードして一元管理できます。
2. 瞬時の情報検索ができる: 必要な情報を素早く見つけ出し、的確な回答を提供します。
3. AIによる回答生成ができる: Googleの生成AIツールGemini（ジェミニ）を使って、質問に対する回答を自動生成します。
4. 業務特化型のナレッジベースを作れる: 営業活動に必要な情報を蓄積し、いつでもアクセスできる知識の宝庫を作り上げます。

アップロードできるファイル・データの種類

• PDFファイル
  • 製品資料、営業資料、提案書、見積もり書、ホワイトペーパー、財務諸表などをアップロードできます。
• コピーして貼り付けたテキスト
  • 議事録、メモ、チャット、メールなどを貼り付けてアップロードできます。
• WebサイトのURL
  • 特定のサイトの情報を情報源として扱えます。
• マークダウンファイル
  • マークダウンで保存しているファイルをアップロードできます。
• Googleドキュメント・Googleスライド
  • 自身のGoogle Driveに保存されているファイルをアップロードできます。
  • スプレッドシートは2024年8月13日時点では対応していません。

ファイルの管理にGoogleを使っている企業に所属していれば、さらに便利に活用できそうですね。

 

アップロードしたファイル・データの活用方法、ユースケース

ファイルの利用用途について、Googleの親会社であるAlphabetの2024年2Q（4-6月）の決算資料をアップロードして、実際の画面を見てみましょう。

NotebookLMの活用事例の参考にしてください。

※アップロードしたPDFファイルの言語は英語ですが、NotebookLMの回答は日本語で出力されています。すごいですね！

アップロードしたデータ・ファイルへの質問

アップロードしたデータやファイルについて、質問ができます。

質問はサジェストもされます。

よくある質問の作成

よくある質問（FAQ）を自動で生成することもできます。

学習ガイドの作成

小テストと、その回答も自動で生成してくれます。

新人メンバーの育成にかなり使えそうですね。

目次の作成

アップロードした資料の目次を作成してくれます。

今回はあらかじめ整った資料をアップロードしているので見応えがあまりないですが、バラバラとしたメモをアップロードしたときに一番力を発揮しそうです。

ブリーフィング・ドキュメント

アップロードした資料を簡潔にまとめてくれます。

タイムライン

こちらは、人物と時系列をまとめるのに適しています。

決算資料では出力できなかったため、テックアカデミーの受講生インタビューをアップロードしてみました。

 

ChatGPT、GeminiとNotebookLMの違い

ChatGPTとNotebookLMの最大の違いは、情報源と精度にあります。

ChatGPTが幅広い一般知識を持つ汎用AIであるのに対し、NotebookLMは蓄積したデータから正確な情報を提供するのが得意なAIツールです。

主な違いは以下のとおりです：

1. 情報源
   • NotebookLM：ユーザーがアップロードした信頼できる資料のみを使用します。
   • ChatGPT：インターネット上の幅広い情報を学習ソースとして使用しています。
2. 情報の正確性と最新性
   • NotebookLM：アップロードされた資料に基づくため、高い正確性と最新性を保証します。
   • ChatGPT：情報の正確性にばらつきがあり、最新情報の反映に時間がかかることもあります。
3. 専門性
   • NotebookLM：アップロードする書類やデータによって、自身の業務に直結する情報に特化させられます。
   • ChatGPT：幅広い話題に対応可能ですが、特定業務の詳細情報は不足しがちです。
4. カスタマイズ性
   • NotebookLM：ユーザーが必要な資料をアップロードし、カスタマイズできます。
   • ChatGPT：ユーザー側での情報のカスタマイズは困難です。

これらの違いにより、NotebookLMはビジネスにおいて、より信頼性の高い情報を提供できるツールとなります。

一方、ChatGPTは幅広い話題に対応できる汎用的なAIアシスタントとしての強みを持っています。

この違いを理解し適切に使い分けることで、より効果的な情報活用が可能になるでしょう。

特に、製品詳細や最新の営業戦略、社内のナレッジやマニュアルに関する正確性の高い情報が必要な場面では、NotebookLMの方が適していると言えます。

 

なぜNotebookLMの回答は正確なのか

なぜNotebookLMはハルシネーションが起きづらいのでしょうか？

それは、RAG（ラグ）という技術を利用しているからです。

RAG（Retrieval-Augmented Generation）は、文書やデータベースから情報を検索し、その情報を基に新たな回答を生成する技術です。

ChatGPTやGemini、CoPilot（コパイロット）などでも活用されており、検索先をどのように設定するかによって、生成AIを利用するサービスの特性が変わります。

NotebookLMはこのRAG技術のような仕組みをアップロードした資料に対して活用しており、ユーザーがアップロードした資料を基にして、質問に対する正確な回答を提供します。

ただし重要なのは、ハルシネーションが起きづらいという点です。

NotebookLMはまだβ版なので、回答が不正確な場合がゼロではありません。

信頼度は高いですが、必ず自分の目でファクトチェックするようにしましょう。

実際にNotebookLMのUIにもこのような記載があります。

NotebookLM はまだ不正確な回答をすることがあるため、ご自身で事実確認されることをおすすめします。

引用：NotebookLMのUI内

実務におけるNotebookLMの活用事例

実務、特に営業（セールス）職でNotebookLMをどう使えるか、具体的に見てみましょう。

1. 製品仕様書の管理と即時参照
   • 複数の製品仕様書をアップロード: 営業担当者が扱う全製品の仕様書をNotebookLMにアップロードします。例えば、複数の冷蔵庫の仕様書をアップロードすれば、消費電力、容量、メーカー推奨価格などの比較表を作ることも可能です。
   • 顧客との商談中の即時検索: 商談中に「この冷蔵庫の消費電力は？」と聞かれても、NotebookLMを使えばすぐに正確な情報を提供できます。
2. 市場調査レポートの分析
   • 大量の市場データの要約: 業界レポートや競合分析をNotebookLMにアップロードし、重要ポイントを素早く抽出します。例えば、100ページの市場レポートも要点をすぐに知りたいときに便利です。Web検索型のRAGとは異なり、指定した前提情報を基に検索できる点が強みです。
   • トレンド分析: AIが市場動向を分析し、営業戦略立案に役立つインサイトを提供します。新しい製品カテゴリーの成長を発見して、新しい提案を考えるのにも使えます。
3. 営業トレーニングと知識共有
   • ベストプラクティスの蓄積: 成功事例や効果的な営業テクニックをNotebookLMに記録し、チーム全体で共有します。成功した商談の内容を記録し、他のメンバーが参考にできるようにします。
   • 新人教育の効率化: トレーニング資料をアップロードし、新人営業担当者が自己学習できる環境を整えます。新入社員が製品について学ぶための資料をまとめておけば、必要な情報を自分で簡単に見つけられます。
4. 商談準備の効率化
   • 事前調査の自動化: 顧客企業の公開情報をNotebookLMに入力し、AIが重要ポイントを抽出して商談準備を支援します。顧客企業の最新ニュースや財務情報を事前に調べておき、商談で活用できます。
   • 質問予測と回答準備: 過去の商談データを基に、AIが想定される質問とその回答案を提示します。以前の商談でよく出た質問に対する準備をしておけば、スムーズに対応できます。
5. プレゼンテーション資料の作成支援
   • カスタマイズされたスライド作成: 顧客情報と製品データを基に、AIがターゲットに最適化されたプレゼンテーション資料の作成を支援します。特定の顧客向けにカスタマイズされた提案資料を短時間で作成できます。
   • 説得力のある資料作り: 業界データや成功事例を活用し、より説得力のある提案資料を作成できます。市場動向を示すグラフや成功事例を含めたスライドを簡単に作成できます。

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NotebookLMの使い方・利用手順

NotebookLMを効果的に利用するための基本的な手順は以下の通りです。

1. 資料のアップロード:
   • 製品仕様書、業界レポート、トレーニング資料などをNotebookLMにアップロードします。これで、NotebookLMがこれらの資料を基に情報を検索し、回答を生成できるようになります。アップロード可能な資料として、PDF、テキストファイル、Webページ（URL）、マークダウンファイル（構造化テキスト）などがあります。
2. 検索と情報提供:
   • 資料をアップロードした後、必要な情報を検索する際に質問を入力します。例えば大量の市場情報等をアップロードしたのであれば、「最新の市場動向は？」と入力すると、NotebookLMがアップロードされたレポートから関連情報を抽出し、要約を提供します。Geminiなどと異なり、NotebookLMはアップロードされた資料に関連する質問をすることを目的としています。
3. 自動生成された回答の利用:
   • NotebookLMが提供する回答を使って、顧客からの質問に即座に答えたり、プレゼンテーション資料を作成したりできます。回答には出典が添えられており、数字をクリックするとその根拠となる資料が示されます。回答をそのまま使うのではなく、回答を加工し使いやすく変更することも可能です。もしほしい形式があるのであれば質問段階で指定しておくのも効果的でしょう。
4. データの更新:
   • 定期的に資料を更新し、新しい情報をアップロードすることで、常に最新の情報を基にした回答を得られるようにします。ファイルの差し替えだけで参照情報を変更することができるので新しい資料が出たら更新するというルールにしておくといいでしょう。

 

NotebookLMを使う際の注意点

発展途上であることを理解する

「なぜNotebookLMの回答は正確なのか」でも説明したとおり、NotebookLMはまだβ版なので、回答が不正確な場合がゼロではありません。

繰り返しになりますが、必ず自分の目でファクトチェックするようにしましょう。

機密情報や個人情報の入力に注意する

結論、個人情報など機密性の高い情報の入力は避けましょう。

企業に所属していて自分で判断ができない場合は、NotebookLMの特徴を整理した上で上長や情報セキュリティの部署へ確認してから使うことをおすすめします。

個人情報の扱いについては、Googleのヘルプページで、下記のように説明されています。

「ユーザーの個人データが NotebookLM のトレーニングに使用されることはありません。人間のレビュアーは、トラブルシューティング、不正使用への対応、フィードバックに基づく改善を行うために、クエリ、アップロード、モデルの回答を確認することがあります。人間のレビュアーに見られたくない情報は送信しないでください。」
Googleヘルプページ：https://support.google.com/notebooklm/answer/14275965

AIの学習に使われることはないけれど、例えばGoogleの社員が見ることは考えられます。

 

まとめ

営業活動において、NotebookLMは情報へのアクセスを容易にし、効率的かつ効果的な営業活動をサポートします。複数の資料を同時に分析し、正確な情報を即座に提供できる点が他のAIツールと比較してNotebookLMの強みです。これにより、顧客対応の質が向上し、成約率の向上が期待できます。営業チームは、NotebookLMを活用して、最新の情報に基づく高品質な提案や資料を作成し、競争力を高めることができます。

NotebookLMの使い方に関する簡単なセミナーを開催予定です。興味のある方はぜひご参加ください。日々の業務がもっとスムーズになり、結果もついてくるはずです。最新の情報を手に入れ、顧客への対応をより一層強化し、営業活動の新しい可能性を広げてみましょう。

 

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