【無料版OK】ChatGPTで革新するカスタマーサポート：メール返信の効率化ガイド
ChatGPTを活用してカスタマーサポートのメール返信を効率化。無料版でも実践可能な具体的な方法と注意点を解説。顧客満足度向上と業務効率化を実現。
テックアカデミーマガジンは受講者数No.1のプログラミングスクール「テックアカデミー」が運営。初心者向けにプロが解説した記事を公開中。現役エンジニアの方はこちらをご覧ください。 ※ アンケートモニター提供元：GMOリサーチ株式会社 調査期間：2021年8月12日～8月16日 調査対象：2020年8月以降にプログラミングスクールを受講した18～80歳の男女1,000名 調査手法：インターネット調査
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テックアカデミーマガジン編集部
AIを使った問い合わせ対応では、相手の特徴を踏まえた丁寧な回答が重要になってきますね。
そうですよね。ChatGPTを活用すれば、効率的にそうした対応ができます。
本記事では、LINEヤフーテックアカデミーの『はじめてのChatGPTコース』の内容を参考にして、AI時代の問い合わせ対応を効率化する方法と具体例について解説します。
楽しみにしています！
問い合わせ対応の効率化と質の向上
情報システム部門には日々多くの問い合わせが寄せられます。これらの対応を効率的かつ丁寧に行うことは、部門の生産性と顧客満足度の向上につながります。ChatGPTを活用することで、この課題を解決できます。
ChatGPTを活用した回答作成の利点
1. 迅速な対応：定型的な質問に対して、素早く回答を生成できます。
2. 一貫性の確保：同じ質問に対して、常に統一された回答を提供できます。
3. カスタマイズ性：相手の特徴や状況に応じて、回答をカスタマイズできます。
4. 24時間対応：時間を問わず回答を生成できるため、対応の遅延を防げます。
効果的なプロンプトの作成方法
ChatGPTに適切な回答を生成させるためには、以下の要素を含むプロンプトを作成することが重要です。
# 指示:
以下の条件をもとに、質問への回答を考えてください。
# 条件:
- <条件を列挙>
# 質問:
<質問を貼り付け>このプロンプトのポイントは以下の通りです。
1. 最新の情報を基に回答するよう指示する
2. 相手のPC環境（OSなど）を明記する
3. 質問者の特徴（ITスキルレベルや性格など）を伝える
4. 質問内容を最後に記載する
これらの要素を含めることで、より適切で丁寧な回答を生成することができます。
具体的な使用例
以下は、実際の問い合わせに対するプロンプトの例です。
# 指示:
以下の条件をもとに、質問への回答を考えてください。
# 条件:
- 最新の情報をもとに
- 相手: 企画部のAさん（ITにうとくて怒りっぽいので丁寧に）
- PC: Windows11
# 文章:
出社してパソコンを起動して、タイムカードを押そうとしたが、インターネットにつながりませんでした。どうすれば良いでしょうか？これは遅刻扱いになりますか？このようなプロンプトを使用することで、相手の特徴を踏まえた丁寧な回答を効率的に作成することができます。
ChatGPTの活用における注意点
ChatGPTは非常に便利なツールですが、以下の点に注意して使用する必要があります。
1. 生成された回答の確認：AIが生成した回答は、必ず人間が確認してから送信しましょう。
2. 個人情報の取り扱い：機密情報や個人情報を含む質問は、ChatGPTに入力しないよう注意が必要です。
3. 定期的な更新：プロンプトやテンプレートは、最新の情報や状況に合わせて定期的に更新しましょう。
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まとめ：ChatGPTで問い合わせ対応を効率化
ChatGPTを活用することで、問い合わせへの回答作成を効率化し、かつ相手の特徴を踏まえた丁寧な対応が可能になります。適切なプロンプトを用意し、生成された回答を確認することで、情報システム部門の業務効率と顧客満足度を大幅に向上させることができるでしょう。
なお、ここで紹介した方法は無料版のChatGPTでも実践可能です。有料版を使用すれば、さらに高速かつ高度な回答生成が可能になるため、業務のさらなる効率化が期待できます。
ChatGPTを活用した問い合わせ対応の改善に、ぜひチャレンジしてみてください。
生成AIの実務活用で悩んでいる方へ
ゆかりちゃん、ChatGPTを開いて固まっちゃってどうしたの？
あ、田島メンター！実はイマイチ生成AIがうまく使えないんですよね。周りに聞きたくても知ってる人は少ないし、知ってる人はレベルが高すぎて聞きづらいというか、、、
たしかに、なんだか孤独に感じるよね。
実はゆかりちゃんのような、
- ChatGPTを業務に取り入れてみたものの、思うような結果が得られない。
- ビジネスでの活用に限界を感じている。
- どんな使い方ができるのかわからない
という人にピッタリの生成AI講座があります。
それが、LINEヤフーテックアカデミー『はじめてのChatGPTコース』。
日本の大手IT企業、LINEヤフーが運営する講座です。
LINEヤフーがChatGPTの講座を開いているんですね！知らなかったです。ちなみに、どんなコースなんですか？
『はじめてのChatGPTコース』は、以下のような特徴のあるコースです。
- 主催のLINEヤフーで使われているChatGPTノウハウをぎゅっと濃縮して学べる
- 仕事に活用することに全集中したカリキュラム構成
- プロの生成AIエンジニアのコンサルティングを受けられる
さすがラインヤフー、しっかりしていそう！生成AIエンジニアのコンサルを受けれたら、ピンポイントで自分の仕事で活用するための相談ができそうですね！ありがたい、、！
そうだね。ChatGPTが仕事で活用できると、
- 残業を減らして家族との時間を増やす
- 浮いた時間で結果につながる仕事に取り組む
- スピーディな対応や顧客理解でクライアントからの信頼を得られる
など、ポジティブな変化が盛りだくさんです。
見るのはタダなので、30秒だけでもサイトを覗いてみてください。損はしません。
仕事終わりに友達と会ったり、韓ドラを見たり、将来のための勉強や副業もしたいので見てみます！ひとまず30秒だけ！
