【資料提出に便利！】Excel(エクセル)のファイルをPDFに変換する方法

「メールで受信したファイルが開くことができなかった」という経験は、ありませんか？

それは、送信元のアプリケーションで作成したファイルが、受信側のパソコンと互換性がないからです。
Excel(エクセル)ファイルも、Excel がインストールされていなかったり、受信側のバージョンが古いと、開くことはできません。

しかし、ファイルの形式を「PDF」へ変換することで、どのパソコンからでも閲覧が可能になります。
PDF は、ドキュメントで作成したレイアウトの状態を保つことができる電子文書です。

どのパソコン環境でも PDFファイルを共有できるので、Web 上やビジネスシーンで情報の伝達方法として、広く利用されています。
そこで今回は、Excel ファイルをPDFに変換する方法を紹介します。

 

 

Excel ファイルの形式を PDF に変換する方法

Excel で作成した納品書を PDF に変換します。

[ファイル]タブを開き、[エクスポート]をクリックします。
[PDF/XPS ドキュメントの作成]をクリックし、[PDF/XPSの作成]をクリックしてください。

そうすると、[PDF または XPS 形式で発行]ダイアログボックスが開きます。

PDF ファイルを保存する任意の場所を指定し、ファイルの種類を選択しましょう。
[発行後にファイルを開く]にチェックすると、発行後に変換した PDF ファイルが開きます。
最適化は、デフォルトで[標準(オンライン発行および印刷)]が選択されています。

最後に、[発行]をクリックしてください。

そうしたら、Excel から変換された PDF ファイルが開くはずです。

いかがですか？
Excel で作成したままのレイアウトで PDF ファイルに変換されました。

社内文書としてデータ保存したり、納品先に PDF ファイルを送信したり、多くのシーンで活用できますね。

 

PDF ファイルの形式を Excel に変換する方法

PDF ファイルは「主に閲覧するための文書ファイル」と説明しました。
しかし、PDF ファイルの内容をデータとして活用したい場合もありますよね。

PDF から Excel へ変換するソフトなどもありますが、ここではソフトを使わずに変換する方法を紹介します。
PDF の表やテキストをドラックして選択できる場合は、ワードパッドや Word を経由して Excel へ変換することができます。

まず、PDF ファイルの表内のテキストをドラッグして選択します。

ワードパッドまたは Word にコピー＆ペーストします。
表の形のまま、貼り付けられました。

そして、ワードパットから Excel へコピー＆ペーストします。

貼り付けが可能なのは、テキストだけです。
罫線などは、改めて設定する必要があります。

これで、PDF ファイルの内容をExcel データとして扱えるようになりました。
しかし、PDF ファイルにセキュリティーがかかっている場合は、テキストや表が選択できないので Excel に変換はできません。

 

以上、Excel のファイルを PDF に変換する方法を紹介しました。

資料をPDFで提出することは、ビジネスシーンではよくあることです。
変換方法を覚えておきましょう。