出すタイミング？理由は書く？書かない？：有給申請の基本のやり方について
初めての有給休暇取得は会社員として頑張っている自分へのご褒美だったり、止むを得なかったり、様々な理由で取得するでしょう。そんな、有給申請のやり方は何が正しいかいまいち知らないことも多いはず。一般的な申請方と法律の豆知識を添えて紹介していきます。
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労働者の権利でもある有給休暇ですが、何となく取得には後ろめたさがあったり、理由が必要なのか疑問に思うことがあるでしょう。しかし、ビジネスマナーをしっかりと守って取得すれば問題はありません。
そこで、ここでは有給休暇を申請するタイミングや理由等について解説していきます。
有給休暇の基礎知識
有給休暇は正式には「年次有給休暇」といい、労働基準法に定められている「休みを取得しても給料が減額されない制度」です。労働者は労働時間に応じて与えられた有給休暇を取得する権利を持っています。有給休暇を取得するためには、「雇用された日から6カ月以上経過していること」と「最初の年次有給休暇が付与されてから、1年間の全労働日の8割以上出勤すること」の2つの条件を満たしている必要があります。
とはいえ、普通に就労していれば問題なく有給休暇を取得する条件は満たされ、勤続年数が長くなれば取得可能な有給休暇日数も一定数増加していきます。
いつまでに申請すればよいか
有給休暇の取得のタイミングは、早いほど望ましいです。1日のような短期間の場合は少なくとも有給休暇取得日の3日以上には申請を行い、できれば1週間前程度には申請をするように心がけましょう。3日以上の長期にわたって有給休暇を取得する場合は、1ヶ月以上前までに申請しておくのが理想です。
これは、有給休暇取得によって不在となっている間の業務上の支障を考慮し、進行中の案件などの引継ぎを上司や同僚と行っておくための十分な期間が必要だからです。いきなり有給を取られると業務上のトラブルを引き起こし、会社に迷惑をかけてしまうことに繋がります。上司や同僚と相談し、申請のタイミングをマナーとして覚えておくようにしましょう。
理由について
有給休暇の取得には友人の結婚や親族の行事、旅行等のさまざまな理由がありますが、理由を会社に伝えなければならないのか疑問に思うことでしょう。実は、普段の休日と同様に労働者に与えられた権利ですので、法的には理由を伝えることを義務つけられてはいません。つまり、理由を会社に伝える必要はないのです。
また、理由を伝えずに取得したからといって昇給や昇格等に影響を与えたり、評価を下げたりすることは法的にNGです。単に有給の取得を理由に労働者に不利益が生じるよう裁量を行うことは労働基準法で禁じられています。
取得理由としては「私用のため」がスタンダードです。しかし、会社や上司によっては詳細を書いて欲しいといわれることもあるでしょう。その際は、当たり障り無く「知人の結婚式」や「役所での住所変更手続きや印鑑登録」など正直に回答しても問題はありません。
メールで連絡する際の例文・テンプレート
メールで有給休暇の取得を連絡する際は、ビジネスメールの作成に則り正確に明記するようにしましょう。以下に例文を記載します。
件名：有給休暇取得の件
○○部長（宛先は取得申請の担当者）
お疲れ様です。○○部の○○です。
有給休暇取得申請の件で連絡をいたしました。
有給休暇取得日
日時：○○月○○日（～△△月△△日）
理由：私用のため、年次有給休暇を取得させていただきます。
○○課長にもお伝えし、業務に支障が無いようにしっかりと引継ぎを行います。
ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、ご了承ください。
よろしくお願い致します。
○○部 ○○
まとめ
有給休暇を取得するときは事前に相談をし、しっかりと引継ぎが行える時間を確保できるタイミングで申請を行いましょう。ビジネスマナーを守って業務に支障が無いように取得をすれば、何も問題はありません。労働者の権利である有給休暇はしっかりと取得するようにしましょう。
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