正しい対応を覚えよう｜謝罪メールのポイントと注意点について解説【例文あり】
仕事でミスをしたときや取引先に迷惑をかけたとき、謝罪が必要になることも多いはず。できれば直接謝りたくても、なかなか忙しくてできないケースもあるでしょう。そこで電話と一緒にメールを添えるだけで、お詫びの気持ちがしっかりと伝えられることも。今回は謝罪メールの基本構成やポイント、さらには書き方について紹介します。
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仕事をしていれば、トラブルやミスはつきものです。しかしそれを恐れていては仕事は進みません。大事なのは失敗をした後に以下に素早く適切な対応ができることです。
社会人になるときに言われるのが、バッドニュースは早く知らせろ！ということです。それだけミスやトラブルの対処で今後の仕事に大きな影響がでるのです。
今回はミスやトラブルをした際に一番最初に行う、謝罪メールについてです。基本的な構成や例文、またNG例と解説していきます。
謝罪メールの基本構成
謝罪メールを書くとき、どのような構成にすればいいのか迷ってしまう人も多いでしょう。基本的な構成は以下の通りになります。
- 宛名：謝罪したい会社名や部署名などを記入しましょう。株式会社や有限会社は略さず書くことが多いです
- 挨拶：基本的には「お世話になっております」がよく使われます
- 名乗り：自分がどんな人なのか、最初に名乗っておきましょう
- 趣旨：どういうメールなのか、メールの内容を簡単に説明します。万が一長くなる場合は、最初に断りを入れておくのがポイント
- 謝罪：どういうミスをしたのか、なぜ起きてしまったのかなど、謝罪する必要になった経緯について説明します
- 結び：最後に「ご容赦いただきますよう、お願いいたします」など、相手に許してもらうような意味の言葉を添えましょう
謝罪メールのポイントと注意点
謝罪メールを送るとき、まず大切なのがしっかりとミスがあったことを認めること。自分のしたミスに対して誠実な対応を心がけることで、取引先との関係性もしっかりと維持しやすいです。
さらに対策方法についてもしっかりと記載しておくこともポイント。しっかりと対応策を説明して、ミスがさらに大きくならないよう注意しておきましょう。
書き方の例
実際にどのように書けばいいのか気になりますよね。ここでは、実際の謝罪メールの書き方をご紹介します。
◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯ ◯◯様 いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯と申します。 先日の◯◯に関して、発送が遅れてしまい誠に申し訳ございませんでした。 今月の◯日にご注文いただいた「◯◯」を本日発送いたしております。 多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 どういった理由で遅延してしまったのか、現在原因の特定を急いでおります。 今後はこのようなことがないように、今まで以上に注意して取り組んで参ります。 今後とも、よろしくお願いいたします。
謝罪の気持ちをしっかりと記載していると同時に、原因や今後のことにもしっかりと触れることが大切です。
書き方のNG例
謝罪メールの書き方を間違えると、相手がさらに感情的になってしまうことも。ここでは、謝罪メールのNG例をご紹介します。
◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯ ◯◯様 ご連絡いただき、ありがとうございます。 欠陥品をお送りしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。 お品物をお送りいただければ、新しい商品と交換いたします。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
「どうしてミスが起きたのか」「今後どうしていきたいのか」など、謝罪するだけでなく、具体的な内容もしっかりと記載するよう意識してください。
テンプレート
◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯ ◯◯様 いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯と申します。 この度は、弊社の商品「○○」をお買い上げいただきありがとうございます。 弊社商品の動作不良でご迷惑をおかけしており、心より謝罪いたします。 どのような状態なのか今調査しており、またわかり次第こちらからお電話をさせていただきます。 お忙しい中、ご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。 ご迷惑をお掛けしますが、引き続きよろしくお願いいたします。
まとめ
ここまで、謝罪メールの基本構成や抑えておきたいポイント、さらには書き方の例からNG例まで紹介しました。
謝罪メールを送るとき、まず大切なのが謝罪の気持ちをしっかりと伝えること。誠実さに欠けたメールだと、相手がさらに怒ってしまう可能性も考えられます。さらに謝罪だけでなく、「どうしてミスが起こったのか」「今後どうしていくのか」といったことも記載することで、取引先も納得して今後も良好な関係性が築きやすくなります。
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