社会人としての基本をおさえる！ビジネスメールの「件名」の書き方
ビジネスシーンでメールを送る際に件名で悩む人が少なからずいます。シーンに合わせて件名を変えなければいけないため普段メールを多くしない方は慣れないかと思います。この記事では、シーンに合わせた件名の書き方や件名のNG例などを紹介しています。
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ビジネスメールを送るときに「件名」は重要なポイントです。
件名を見ただけでも、内容を理解してもらえるように心がけましょう。
今回は、ビジネスメールを送るときの件名の付け方をまとめてみました。ぜひ、転職活動や転職先での業務に役立ててくださいね。
件名の書き方の基本
メールの件名は、送信先の相手にどのようなメールなのかを伝える大切な役割を果たします。
多くの場合は1日に数十件以上のメールを処理しなければならないため、メールの件名があいまいなままだと読んでももらえない可能性も。そのため、できるだけ簡潔にメールの内容を伝えられる件名をつけて送信することが基本です。
また、緊急の場合や急ぎの場合には冒頭に「【緊急】」や「【要確認】」などと添えて、少しでも早く見てもらえるような工夫をするといいでしょう。
返信の場合
同じ相手とメールでのやり取りを重ねていくと、件名に「Re:」がいくつも連なってしまうことがあります。
確かに返信だということは分かりますがいくつも重なるとだんだん読みにくくなり、件名を書く手間を省いていると思われるかもしれません。
そのため、件名への「Re:」の表示は3回程度で留めておき、それ以上連絡が続く場合には件名を書き直すようにするといいでしょう。
お願い・依頼メールの場合
メールの送信相手にお願いや依頼をする内容を送る場合には、件名にも工夫が必要です。次のような事柄を織り交ぜるようにしましょう。
何の依頼なのか分かるようにする
「〇月〇日の打ち合わせについて」「〇月〇日の会議資料の制作依頼」など、件名を見ただけでどのような依頼なのか分かるようにしておくと親切です。
依頼日を記載する
「〇月〇日」「明日〇時から」「第△回会議」など依頼日が分かるようにしておきましょう。
件名を見ただけでも、要件が伝わりやすくなります。
【依頼】【要確認】などの見出しも適宜使用して
日にちが迫っている場合や早く返信が欲しい場合には、【依頼】や【要確認】、【要返信】という見出しを使うことで目に留まりやすくなります。必要に応じて使うようにするといいでしょう。
書き方のNG例
件名に宛名を書く
「〇〇さんへ」や「△△様」など、件名に宛名を書くことは好ましくありません。どのような内容か分からないため、目に留まりにくくなります。
具体性のない件名
「打ち合わせについて」や「明日の件」、「昨日の報告」など具体性のない件名は、相手にどのようなメールなのか伝えることができません。
また、同じような内容のメールは他にもあると考えられるため、日付やプロジェクト名などを入れて件名を見ただけでも伝わるように心がけましょう。
まとめ
今回は、ビジネスメールを送信するときに欠かせない「件名」の付け方について紹介しました。
件名を適当につけていると雑な印象を与えることになりかねません。
また、多くのメールに埋もれてしまい開いてもらえない可能性も出てきます。件名を見ただけでも内容が分かるように、要件や日付を入れることがポイントです。
さらに、少しでも早く返信が欲しい場合には【重要】や【要返信】などと書き込み、目に留めてもらえる工夫をするといいでしょう。
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