会議の進行で必要となるファシリテーションとは？その役割とやり方について
会議を進める上で重要なファシリテーション。聞いたことがあるけれど理解していない人も少なくないはず。やり方と導くゴールを正しく理解すれば会議をより円滑に進めることができる重要な役割です。そんなファシリテーションのやり方とスキルを紹介していきます。
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ビジネスでは会議やプロジェクトなどさまざまなシーンで「話し合い」をする場面があります。この話し合いの場を建設的に行うために考案された手法が「ファシリテーション」です。
ここではファシリテーションについて役割ややり方など詳しく解説していきます。
ファシリテーションとは
「ファシリテート（facilitate）」とは、「物事を容易にする、楽にする」「行動を促進する」という意味の英単語です。ファシリテーションとは、集団活動による問題解決やアイデアの創造、教育や学習など、有能な人材の相互作用を促し、あらゆる知識創造活動を支援し成果を出しやすい環境の構築を目的とした働きを意味します。それを担う人がファシリテーターであり、会議で例えると進行役にあたります。ビジネスシーンはもちろん、地域や学校などあらゆる場所でファシリテーションは発揮することができます。
場のデザインのスキル
場のデザインとは、簡単に言い換えると「事前準備」にあたる部分です。会議やプロジェクトの最終目的を見据え、細部にまで気を配って行うことが求められます。
会議やプロジェクトを進行するにあたり、まずは「誰を」「どんな目的で」集め、「どのようなやり方で進行していくのか」を考えることが大切です。ファシリテーションにおいて場のデザインとは、まず「テーマ」や「議題」を選定することから始まります。何を話し合い、どこをゴールとするのかを明確にし、あらかじめ参加者には「何の目的のために集まるのか」を伝えることで、あらかじめ一定の心積もりをしておいてもらう必要があります。
また、目的に合わせてメンバー選定をすることも大切です。利害関係や決定権に配慮し、必要なメンバーを揃えておかないと、せっかくの成果を活かすことが出来ません。さらに、会場の選定にも気を配りたいところです。参加人数に合わせて適切な会場を用意する必要があります。人数に対し広すぎる会議室ではメンバーの意識が散漫になったり、逆に狭すぎる会場では参加者の意欲をそぐ結果となります。
対人関係のスキル
活動の初期段階では、メンバーがそれぞれ自由に思いを語り、チームの意識を高めつつ、次第に新しいアイデアが生み出されていくのが理想的です。この段階でファシリテーターは、メンバーのメッセージを受け止めるのはもちろん、メンバーから積極的に意見を引き出していく役割があります。
具体的には「傾聴」や「復唱」によりメンバーの意見を受け止め、同時に「質問」をすることで意見を引き出すスキルが必要になります。また、メンバーの表情や態度などから考えを読み取ることも重要になります。意見を引き出すための質問スキルとして、「AとBどちらか？」または「YESかNOか？」をたずねる「クローズド・クエスチョン」と、答えの形式を指定せず「どう思うか？」「何が原因だと思う？」とたずねる「オープン・クエスチョン」があります。
「クローズド・クエスチョン」は、相手の考えや事実をしっかりと引き出したいときに有効であり、一方「オープン・クエスチョン」は、相手から多くの意見を引き出したいときに有効とされています。この2つを組み合わせて上手く意見を引き出していくことが大切です。
構造化のスキル
構造化のスキルとは、メンバーから出された意見を整理し、同じような意見はまとめたりすることで、現在進行形で何が議論されているのか、問題は何なのかを分かりやすくまとめ、メンバーに共有させることです。
具体的にはホワイトボードなどに書き出してまとめていくのが効果的です。対立する意見を理解しやすく図に示したり、原因や結果などの関係性を分かりやすく整理することで、メンバーの認識を一致させる効果があります。ただし、意見を整理するときには、ファシリテーター独断で行うのではなく、「この意見とこの意見は同じことですよね？」など、メンバーと確認しながら進めていくと良いでしょう。
合意形成のスキル
会議やプロジェクトでは、さまざまな意見がある中で、どこかで意見をまとめなければいけません。これがなければ、結論が出ないまま話がズルズルと長引いてしまいます。また、強引に結論付けてしまうと、反対の意見があるメンバーが不満を残す結果になるため、この合意形成のスキルこそがファシリテーターの力量が現れる場面です。
単純に「賛成」「反対」で多数決したのでは、メンバー全員が納得のいく決定が出きたことにはなりません。例えば、メンバーそれぞれが複数の表を割り当てて投票し、得票数が最下位の意見を除外していき、意見が最後の1つになるまで投票を繰り返すといった方法があります。複数のメンバーで集まって議論するので、完全に全員が納得できる形で合意形成するのは不可能に近いと考えられます。しかし、少しでも意見の対立を解消し、意義のある合意形成をするのがファシリテーターの役割として必要な合意形成のスキルであるといえます。
まとめ
ファシリテーションは会議やプロジェクトが円滑に進むように舵取りをする役割があります。誰を何の目的で集め、どう進めていくのか考える「場のデザインのスキル」、メンバーの意見を積極的に引き出していくための「対人関係のスキル」。さまざまな意見を整理し、図解しながら議論を分かりやすくまとめる「構造化のスキル」、調停や多数決などさまざまな手法により参加者が納得のいく合意を導く「合意形成のスキル」。
ファシリテーションに必要とされる4つのスキルを意識することで、より質の高い議論ができるのはもちろん、仕事効率を向上させることができます。
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