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【例文・テンプレートあり】要点をおさえて分かりやすく！注意メールの書き方解説

仕事をする中で、同僚や部下、時には社外の取引先や協力会社に対して注意を促すメールを送ることもあります。誰かに指摘するのは気が重いかもしれませんが、同じトラブルやミスを繰り返さないためにも、伝えるべきことは伝えなければなりません。今回は注意メールのポイントや文例などを紹介していきます。

テックアカデミーマガジンは受講者数No.1のプログラミングスクール「テックアカデミー」が運営。初心者向けにプロが解説した記事を公開中。現役エンジニアの方はこちらをご覧ください。 ※ アンケートモニター提供元：GMOリサーチ株式会社　調査期間：2021年8月12日～8月16日　調査対象：2020年8月以降にプログラミングスクールを受講した18～80歳の男女1,000名　調査手法：インターネット調査

社内でなにかトラブルや重大な問題が発生したとき、それを2度と発生させないために必要なのが注意喚起メールです。

このメールは再発を防ぐためのものですので、その効果がはっきり出るような内容でなければいけません。

今回は注意メールの基本構成からNG例などを例文をもとに解説していきます。

注意メールの基本構成

メールを作成する場合は、

挨拶
注意喚起
起こり得る弊害など
結びの文章

おおよそこのような流れで構成を考えていきます

あくまで本旨は注意を促すことなので、(1)の挨拶に関しては名乗る程度でOKです。その後は早速本題の(2)注意喚起へ。「どういった事態が起きており、何に注意すべきなのか」を端的に伝えましょう。

その後、(3)の起こり得る弊害を伝えます。注意をしなければ、会社・組織にどんな不利益や社会的な悪影響が起こり得るのかを伝え、読み手に危機感を持たせます。

そして最後の(4)結びの文章では、〆の言葉でもう一度注意を促して終わります。

書き方の例

注意メールの場合は、危機感が伝わるように厳しい表現・内容を用いても構いません。

例えば「情報流出が起きないよう、社内でのフリーメールの使用は絶対にやめてください」、「●●のミスが発生しました。再発防止のため、ダブルチェックの実施・報告を再度徹底お願いします」などです。

トラブルやミスが起きないように啓蒙することが目的なので、表現を過度に気にする必要はありません。

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書き方のNG例

注意メールにおいて最も良くないのは、注意すべき内容が伝わらないことです。

例えば、相手に気を遣うあまり、「お忙しいと思いますが、できるだけ注意してください」や「可能な範囲で徹底してください」といったように柔らかい表現にしてしまうと逆効果です。

誰かに指摘したり、厳しく伝えたりするのは気が引けることも多いと思います。しかし、注意メールの目的を考えると、心を鬼にし、嫌われる覚悟を持って強く伝えることが大切です。

注意メールテンプレート

状況別テンプレートを紹介しますので、アレンジしながら使って頂ければと思います。

◆個人情報管理に関しての注意喚起

各位

お疲れ様です。●●部の▽▽です。
最近デスクの上に名刺などの個人情報関連書類が
放置されている事例が散見されます。

社内であっても個人情報の管理は厳重に行って頂くよう、
改めて徹底をお願い致します。

個人情報の流出は会社の信用を無くし、
多大な損失にもつながります。
各自、これまで以上に自覚を持って徹底してください。

◆後輩などへの仕事の進め方の注意

●●さん

お疲れ様です。▲▲です。
先日の〇〇〇社の案件ですが、進め方を今一度考えてください。

周囲の協力者への連絡や報告、スケジュール管理などが
疎かになってしまうと、プロジェクト全体に支障が出ます。
納期はもちろん、品質の低下も招きかねず、
お客様にもご迷惑をお掛けすることになります。

分からなければ周囲に質問・相談をしながら
今一度プロとしての自覚をもって仕事をしてください。
よろしくお願い致します。

◆取引先からのクレームを部下に注意

●●さん

▲▲です。
本日株式会社□□□の■■様からお叱りを頂戴しました。

先日お送りした契約書にミスがあり、納期の再調整が必要です。
すでに私のほうで調整し、先方にはご連絡をしております。

ここ最近、こうしたケアレスミスが目立ちます。
業務に慣れてきたのかもしれませんが、
小さなミスで、これまでの信頼を全て無くしてしまいます。

今一度自分の仕事を振り返り、責任感ある進め方をお願いします。
特に確認に関しては、ダブルチェックを徹底してください。

まとめ

人に注意や指摘をするのは誰しも気が引けますが、トラブルやミスを無くすためにはときに厳しく伝えなければなりません。

経験を積み、社歴を重ねていくと、後輩や部下もできるでしょう。良くないことをきちんと指摘して導いていくためには、心を鬼にすることも大切。丁寧にあなたの想いを伝えれば、読み手も自分の行動を振り返り、改善してくれるはずです。

ぜひ今回紹介したポイントや例文を参考にしながらメールを作成してください。

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しっかりと丁寧な文章で！謝罪メールの基本の書き方と例文

仕事をしていく中で、お詫びをしなければならないシーンは少なからず誰しも経験する可能性があります。ビジネスにおいて謝罪メールはどのように書けばいいのでしょうか。誠意が伝わる効果的な書き方や例文を紹介していきます。謝罪の場合に大切なポイント仕事上でミスをしてしまうことは誰にでもあることです。大切なのは、きちんと不備を認め、お詫びの気持ちを相手に伝えること。自分のミスは誠意を持って対処することは、先々も良い付き合い方をするために必要です。仕事上のミスに対する謝罪メールは迅速かつ誠意を持った対応を取ることが大切です。問題が発生した場合は、速やかに事実関係を確認し、こちらに落ち度がある場合には、素直にミスを認め謝罪することが大切です。また、問題に対する対応策（納期予定やそれに向けて最大限の努力をしていることなど）を説明することも忘れないようにしましょう。ミスをされた相手側が怒っていることも少なくありません。謝罪は直接会ってが最善で、電話で伝えるのが次善策となりますが、相手が忙しく連絡が取れない場合には、取り急ぎメールで一報を伝えるようにしましょう。メールと面会、電話を組み合わせることにより、相手に対してより深い謝罪の気持ちをを伝えることになります。謝罪メールの基本構成ビジネスメールの構成は基本的にフォーマットが決まっています。構成は謝罪メールだからといって変わった書き方はせず、通常のメールと同じく「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の順で書きましょう。「宛名」会社名や部署名を書いてから名前を書きます。株式会社や有限会社は略さずに書くことが一般的です。また、名前についてもフルネームで書くなど、謝罪メールの場合は丁寧な印象を与えることが大切です。「挨拶」・「名乗り」挨拶としては「お世話になっております」が一般的です。名乗りについては、宛名同様に会社の正式名称と所属部署、その次に自分の名前を書きます。署名があるから名乗りは必要ないのでは？と考える方もいますが、署名は本文の最後に表示されるため、相手に手間をかけさせないためにも冒頭で名乗るようにしましょう。「要旨」「○○についてお詫びを申し上げたく、ご連絡を致しました」など、メールの趣旨を簡潔に説明します。長くなる場合は「長文で大変恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」などの断りを付け加えると丁寧な印象になります。「詳細」謝罪メールの場合、詳細を説明する前にまずはしっかりとお詫びの言葉を伝えることが大切です。その後にどのようなミスがあり、なぜそれが起きてしまったのかなど、状況をしっかりと伝えます。あわせて、今後の対策などについて分かる範囲で伝えます。後日説明をする場合は、「お伺いしてご説明したい」旨を伝え、改めて謝罪に伺う際に詳細を説明する旨を伝えましょう。「結びの挨拶」代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」ですが、謝罪メールの場合は「何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます」などが適切です。「ご容赦ください」という表現には許してくださいといった意味があるので、謝罪の意思を伝えることができます。「署名」署名は謝罪メールに限らずビジネスメールの基本です。会社名・部署名、氏名、会社の所在地、電話番号・FAX番号、メールアドレスなどを記載します。また、メール本文の構成とあわせて「件名」も大切です。謝罪メールであることがわかるように「○○についてのお詫び」など簡潔に内容が伝わる件名をつけるようにしましょう。 [PR] 生成AIを実務で使うコミュニティがなんと0円！例文謝罪メールの例文として、サービスの不具合に対する謝罪を想定した例文を紹介します。「件名」サーバー不具合の原因と対策につきまして「本文」 ○○○株式会社 ○○様平素より、大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。弊社が管理しておりますサーバーの不具合の件では、大変ご迷惑をお掛けいたしましたことを、あらためてお詫び申し上げます。社内で調査いたしました結果、サーバー不具合時に作動する予備サーバーが、修理中だったと判明いたしました。今後はこのようなことが二度と起こらないよう、予備サーバーを増設するとともに、サーバーの定期点検体制を強化いたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。サービスの不具合に関しては、お詫びの気持ちだけでなく、不具合が生じた理由や現在の状況など、相手が知りたい情報を盛り込むことが大切です。書き方のNG例謝罪メールのNG例として、次のような例文を紹介します。この度のサーバー不具合の件ですが、不具合時に作動する予備サーバーの故障が原因だったことがわかりました。今後はこのようなことが起こらないように対策を強化いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。今後ともどうぞよろしくお願い致します。全体的に手抜きに感じられるメールです。謝罪メールの場合は、まず冒頭に謝罪をすることが大切です。また、ミスの原因はもちろん、対策は相手に伝わるように具体的に記述するようにしましょう。まとめ謝罪メールは、先方の反応も気になることから送るときに悩んでしまうことも少なくありません。自分のミスを認め素直に謝罪することはもちろん、ミスの理由や対応策など必要な情報を正確に伝える必要があります。謝罪メールをきちんとすることは先方との人間関係にもつながります。失礼のないように注意を払いながら、迅速かつ誠意のあるメールを送るように心がけましょう。また、メールだけでなく、面会や電話などのフォローも忘れずに行うようにすることが大切です。 IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。

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【例文・テンプレートあり】ビジネスメールの書き方を学ぼう！承諾メールの場合

ビジネスメールを作成するときに、承諾の意志を伝えることは意外と多いものです。今回は、承諾メールを作成するときのポイントや使えるフレーズをまとめてみました。ぜひ、承諾メール作成時の参考にしてみてください。承諾メール基本の構成とポイントメールでやり取りをする上で相手に承諾の意志を伝える承諾メールは、送信する相手に合ったフレーズを使うことがポイントです。とくに、使用頻度の高い次の3つのフレーズは使い分けることができるようにしましょう。了解いたしました「了解」に「いたしました」をつけたこのフレーズは丁寧語です。そのため、顧客や上司に向けて使用することはできません。同僚や目下の人に承諾を伝えるときに使用することができます。承知いたしましたこのフレーズは承諾の意志を伝える尊敬語となります。そのため、上司や顧客など幅広い層に使用することが可能です。了承いたしました「それでいいですよ」という意味合いとなるフレーズで、目上の人が目下の人に承諾の意志を伝えるときに使用することができます。また、承諾メールは感謝の気持ちを伝えてから、前向きな姿勢で承諾の意志を伝えることが基本です。依頼を承諾するような場面でも、今後の関係性も考えてできる限り丁寧に対応するといいでしょう。例文・テンプレート ○○企画のご依頼の件、承りました。微力ながら精一杯サポートいたしますので、なんなりとお申し付けください。承諾の意志を伝えることと同時に「微力ながら」というビジネスフレーズを使用しているところがポイントです。「微力ながら」は自分の能力をへり下って伝えることができる表現で、前向きな姿勢を伝えたいときに使用することができます。この度は、講演会のご提案を頂き誠にありがとうございます。ぜひ、直接お会いしてお話をさせて頂きたく存じます。承諾をする内容に対して感謝の気持ちを述べてから、承諾の意志を伝えている例文です。依頼や提案を受けるときに便利なフレーズです。お世話になっております。日程調整の件、わざわざご連絡ありがとうございました。調整が難しいとのこと、確かに承りました。相手の断りを承諾する場合でも、まずはわざわざ連絡をしてくれたことに感謝の気持ちを伝えます。その後に、承諾の意志を簡潔に伝えるといいでしょう。 [PR] 生成AIを実務で使うコミュニティがなんと0円！書き方のNG例承諾メールのNG例としてもっとも多いのは、送る相手に合わせたフレーズを使えていないことです。例えば「明日の会議の時間変更の件、了承いたしました」というメールを上司に送ることはできません。また、同じように「先日のご依頼の件、了解いたしました」というフレーズも取引先の人に向けて送ると、失礼にあたります。承諾メールでは、相手に合わせたフレーズを選ぶということが重要です。まとめ今回は、承諾の意志を伝えたいときに使えるビジネスメールのフレーズやポイントについてまとめてみました。承諾の意志をメールで伝える場面は意外と多いもの。メールを送信する相手に合ったフレーズを選ぶことがもっとも重要です。特に、使用頻度の高い「承知いたしました」や「了解いたしました」「了承いたしました」は使い分けることができるようにしておきましょう。あわせて、感謝の気持ちや前向きな気持ちを織り交ぜながら一緒に送ることができると、よりイメージのいいメールを作成することができます。また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。

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トラブルのない転職を！退職理由の正しい伝え方【事例あり】

退職を決断したら、まずは今勤めている会社の上司に理由をしっかりと伝えることが大切です。退職の意向を伝えてから最終勤務日までは日がありますので、円満に残りの仕事をこなしたいはず。今回は、トラブルにならない退職理由の伝え方をまとめてみました。どのように退職理由を伝えたらいいのか迷っている場合には、ぜひ参考にしてください。転職することを決めたのですが、会社にはどのように伝えたらよいのか悩んでいます。新しい道に進むことに決められたのですね。退職するにあたって「立つ鳥跡を濁さず」、スムースに進めていきたいですよね。はい。出来る事なら人間関係に溝を作らず、円満に退職したいと思っています。どうしたらいいのでしょうか。まず大切なのははっきりと退職理由を告げる事、残りの仕事を責任をもって終えることですね。退職理由をどのように伝えたらいいのか迷っています。アドバイスを頂けませんか？もちろんです！上司や周りの人に納得してもらえる退職理由について一緒にみていきましょう！転職する場合の退職理由の例転職を決意した場合、まずは退職日を決めることになります。しかし、自分都合で確定することは当然できません。そのため、今の勤務先に退職意志を伝えなければなりません。とくに、上司やリーダーなどを納得させるためには、強い意志を持って自分の気持ちを伝えることが大切です。上司やこの会社にも感謝をしており不満はなく、感謝の気持ちでいっぱいです。しかし、どうしてもスキルアップのために次の目標に向かい挑戦したいという気持ちが強くなりました。そのためには、新しい環境で一から学んでいく必要があると半年ほど前から考えるようになりました。上記の例文のように「前向きな目標がある」「キャリアアップしたい」などの熱意を伝えるようにしましょう。その際に、今の会社では実現できないことや、環境を変える必要があることも織り交ぜて話すといいでしょう。伝えるのは避けたほうがいい内容退職理由を伝えるときに避けたほうがいいのは、現在の会社に対する不満です。「給与が少ない」「残業が多い」「思っていた仕事とは違った」などの理由では上司を納得させることができません。それどころか、会社との溝を深めることにもなりかねません。また、根拠がない「転職がしたい」「他の仕事にチャレンジしてみたい」などの理由も、上司に想いを上手に伝えることができません。どうして転職しようと決断したのか、自分の考えや意志をしっかりと伝えることが大切です。 [PR] 生成AIを実務で使うコミュニティがなんと0円！円満に退職するために今の会社との間に溝を作らないで円満に退職するためは、会社への感謝の気持ちと現職で解決できる範囲の不満がないということをしっかりと伝えることが大切です。この一言を伝えることで、上司や会社との関係を崩すことがありません。もちろん、退職する日までしっかりと業務をこなして、仕事を引き継いでおくことも重要です。今までお世話になった会社だからこそ、最後まで自分の責任をしっかりと果たすように心がけましょう。まとめ今回は会社を退職すると決断したときに述べなければならない、退職理由の伝え方をまとめてみました。上司に退職をする気持ちを伝えるには、根拠がある前向きな理由と強い意志が重要です。間違っても、会社の不満を理由にしないように気をつけましょう。今までの感謝の気持ちを込めながら、自分の気持ちをハッキリとした口調で伝えてみましょう。納得できる理由を伝えることができれば、上司も納得して転職への挑戦を応援してくれるはずです。自分の気持ちをはっきり伝えるためには根拠のある理由が必要という事ですね。どうして辞めることになったのかを会社の方は気にしています。ネガティブな理由は避け、次へのチャレンジの意思を伝えましょう。前向きな理由を伝えて、納得してもらうことが大事なんですね。そうですね。会社にはこれまでの感謝の気持ちも併せて伝えることを忘れないでくださいね。ありがとうございます！円満に退社できるよう退職理由を考えてみます！最後まで頑張ってくださいね。今の仕事をしっかり引き継いで退職の日までの業務を大切にしてください！また、IT業界は今後も伸び続ける成長産業であり、ビジネス職であってもエンジニアやデザイナーとコミュニケーションが取れる人材が今後求められます。そのためのスキルとしてプログラミングはこれからより求められるでしょう。 TechAcademyでは、IT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。

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