ビジネスシーンで役立つ！依頼メールの書き方【例文・テンプレートあり】
ビジネスシーンで最も使われている「メール」。メールで社内外に依頼をするシーンは多くあるでしょう。そんなメールを使った依頼メールのマナーを例文を交えながらわかりやすく解説。ぜひ、ビジネスメールの参考にしてみてください。
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ビジネスにおいて様々コミュニケーションツールを用いて連絡することが当たり前になった今日。
そんな中、メールを使ったコミュニケーションを取ることが中心になり、特に「依頼」をメールで行う機会は以外に多いものです。社内の人間に送る業務に関するもの、クライアントに送るものまで依頼メールの内容はさまざま。
今回は依頼メールの構成やポイント、例文を紹介していきます。
目次
依頼メール基本の構成とポイント
ビジネスで依頼メールを送る時は、様々なシチュエーションが想定でき、それぞれ送り手と受け手で立場が異なります。
例えば、社外のクライアントや外部講師の依頼や社内の業務依頼などがあります。この場合は送る側が「お願い」をする立場ですので、細心の注意を払った依頼メールを送る必要があります。
一方、メールを送る側がクライアントやお客様の立場となるような、見積もりや資料請求の依頼をする場合があります。
こちらがお客になってお金を払うのだからと、傲慢な態度や言葉づかいに配慮のないメールを送ることは避けましょう。どちらがお客様であっても、大切なビジネスパートナーであることを忘れずに、丁寧な言葉遣いや態度を心がけましょう。
構成とポイント
- 依頼の理由をはっきり伝える
依頼理由や趣旨が不明瞭な依頼メールは、受け取る側を不審に思わせてしまう可能性があります。「○○の詳細を知りたい」「HPを拝見して興味を持った」など、依頼を持ちかけた動機をしっかり伝える内容だと、受け取る側は事情を理解し検討してくれることでしょう。
- 依頼内容を明確にする
例えば、外部講師に講演依頼メールを送る場合、ただ「講演をお願いします」というような漠然とした内容にならないよう気をつけましょう。講演を行う場所や日程、対象者や主催者についてはもちろんのこと、謝礼などの条件提示も不可欠です。見積もりや資料請求に関しても、詳細をしっかりと伝えるようにしましょう。
- 誠実さと心遣いをもってメールを作成する
伝えたい内容を事務的に並べただけのメールであっても、相手に依頼内容は伝わります。しかし、「お手数をおかけして恐縮ですが」「お手すきの時で結構です」など、相手に配慮した一言を添えるだけで丁寧な印象になります。
例文・テンプレート
件名：研修セミナー ご講演の依頼 ○○○株式会社 △△部 山本花子様 はじめまして。 株式会社△△､□□部の鈴木と申します。 突然のメール､失礼いたします。 さて､このたびは弊社主催の研修セミナーにて､ 山本先生にぜひご講演をお願いしたく､ ご連絡させていただきました。 先生が現代のアジア経済について書かれておられる ホームページは社内でも話題となっております。 先生のお話は､わが社の社員にとって 貴重なものになると確信しております。 ご多用中のところ誠に恐縮ですが､ 下記のようなテ-マおよび条件にて ご講演をお願いできればと考えております。 *************************************** テーマ: ｢アジアでのビジネス展開｣ 日時:平成30年○月○日(月)午後6時～8時 会場:○○ビル2階大ホール 参加者:当社社員約500名 謝礼: ○○万円(交通費別途) *************************************** なお､ご都合をお伺いするために､ 来週こちらからお電話させていただきます。 ご検討のほど､何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------------------ 株式会社△△ □□部 鈴木 太郎（スズキ タロウ） 〒123-4567 東京都○○区△△1-2 TEL：099-999-9999(直通) 099-9999-9999 (代表) FAX：099-9999-9999
書き方のNG例
「メールでかまいませんので、至急、ご回答をお願いいたします。」
相手の協力を仰ぐ立場であるにも関わらず、依頼する側の都合で回答を急かすような内容のメールは受け取る側に不快感を与えます。
「お手間をかけて申し訳ない」という態度を示し、どうしても回答に期限を設けたい場合は、その理由を丁寧に説明しましょう。
「以前伺わせていただいた先生の講演内容には感心しました。」「なかなかですね。」
依頼する相手を褒めているつもりで、上から目線な表現になっていないか注意しましょう。
上記の内容を「講演内容には感激しました」「素晴らしいですね」と言い換えるだけで、相手に喜んでもらえる表現になります。
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まとめ
依頼メールの構成とポイントを紹介してきました。メールを受け取る側と自分の立場を考え、答えやすい言い回しと誠実さが感じられる文面を心がけましょう。メールを送るだけで安心するのではなく、電話や事後のフォローを行うことも欠かせません。
様々な場面を想定して、基本のフォーマットを抑えながら受け手に配慮したメールが書けると良いですね。
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